El resumen de Blunt
Xero es ideal para empresas de servicios individuales o equipos pequeños que facturan entre 20 y 50 facturas mensuales y necesitan una contabilidad limpia sin contratar a un contable. Ahorra de 8 a 10 horas al mes gracias a la automatización bancaria, es realmente útil a la hora de pagar impuestos y cuesta entre $25 y $90 al mes, dependiendo de las funciones. Es difícil de manejar si necesitas una nómina robusta, un inventario complejo o soporte telefónico. Si eres un freelancer nuevo que gana menos de $2000 al mes, es demasiado caro: usa Wave. Si tienes empleados o vendes productos físicos, QuickBooks o un software de inventario especializado te resultará más útil. Para todo lo demás, Xero es una solución sólida, a veces frustrante, y vale la pena.
Aviso legal: Pago Xero yo mismo (90 $ al mes). Sin enlaces de afiliados ni patrocinios. Solo mi experiencia tras tres años de uso diario.
Resumen en vídeo
Regla de decisión TL;DR
Elija Xero si:
- Dirige una empresa de servicios (consultoría, agencia, trabajo creativo)
- Envía más de 20 facturas mensualmente
- Su contador conoce y recomienda Xero
- Necesita soporte para múltiples monedas
Evite Xero si:
- Tienes empleados y necesitas una nómina integrada
- Vendes productos físicos con inventario complejo
- Necesita asistencia telefónica cuando surgen problemas
- Estás ganando menos de $2000 al mes (demasiado caro: empieza con Wave)
Datos breves que necesitas ahora mismo
Planes y precios de Xero (2026):
- Temprano: $25/mes (20 facturas y cotizaciones, 5 facturas, conciliación básica, pronóstico de flujo de efectivo de 30 días)
- Creciente: $55/mes (facturas y cotizaciones ilimitadas, facturas ilimitadas, conciliación automática, paneles de rendimiento, pronóstico de flujo de efectivo de 30 días)
- Establecido: $90/mes (todo lo incluido en Growing, además de multidivisa, seguimiento de proyectos, reclamos de gastos, pronóstico de flujo de efectivo de 180 días, análisis avanzados)
Nota: Xero suele ofrecer precios promocionales. Consulta su sitio web para ver las ofertas vigentes; a veces ofrecen descuentos importantes durante los primeros 6 meses.
Lo que realmente pagarás en total: La mayoría de las empresas de servicios terminan en Crecimiento con $55 al mes si no necesitan multidivisa, o Establecidas con $90 al mes si tienen clientes internacionales o necesitan seguimiento de proyectos. Añada las comisiones de procesamiento de pagos (2,9% + $0,60 si usa Stripe). Esa es la cifra real.
Para quién es: Pequeñas empresas que facturan a sus clientes regularmente y desean una contabilidad limpia y sencilla sin contratar un contable a tiempo completo.
Lo que uso: Plan establecido ($90/mes) porque necesito multidivisa para clientes internacionales, seguimiento de proyectos para ver la rentabilidad por cliente y control de gastos. El plan de crecimiento funcionaría si todos mis clientes estuvieran en EE. UU. y no hiciera seguimiento de proyectos.
Quién soy y por qué es importante
Dirijo una consultoría de marketing digital. Soy solo yo, sin empleados, aunque ocasionalmente recurro a contratistas. Trabajo con entre 8 y 15 clientes al mes y envío entre 20 y 30 facturas. Tengo entre 100 y 150 transacciones mensuales entre pagos de clientes, costos de suscripción, pagos a contratistas y gastos comerciales.
Estoy radicado en EE. UU., pero tengo tres clientes europeos y uno en Canadá, por lo que la multidivisa es importante para mí. Mi negocio se centra 100 % en servicios: no tengo productos físicos ni inventario.
Si gestionas un restaurante, una tienda minorista o un negocio de productos con inventario, tu experiencia será diferente a la mía. Tenlo en cuenta.
La configuración: Mis dos primeras semanas fueron difíciles
Aquí es donde la mayoría de la gente comete errores.
Seamos sinceros: la primera semana con Xero casi me hizo renunciar. La configuración me llevó aproximadamente 12 horas en total., repartido en dos semanas. No dos horas como prometían algunos vídeos de YouTube. Doce horas reales.
Día 1-2: La configuración básica fue sencilla. Conecté mi banco, añadí mi logotipo y configuré una plantilla de factura. Me sentí genial. Luego intenté categorizar mis transacciones del primer mes y me di cuenta de que no tenía ni idea de qué significaban la mitad de las categorías. ¿Cuál es la diferencia entre "Gastos de oficina" y "Gastos generales"? Todavía no lo sé bien.
Día 3-5: Importé todas mis facturas antiguas desde hojas de cálculo. ¡Genial! Debería haber empezado de cero. Pasé horas eliminando entradas duplicadas y corrigiendo fechas que se importaban mal.
Día 6-7: Intenté conciliar mi cuenta bancaria y no coincidía nada. Las transacciones tenían un desfase de unos días, algunos cargos aparecieron dos veces y entré en pánico pensando que había roto algo. Resulta que al principio es normal.
Semana 2: Me derrumbé y le pagué a mi contadora $200 por una consulta de una hora. La mejor inversión de mi vida. Se conectó, arregló mi plan de cuentas en 20 minutos, me mostró cómo funciona la conciliación y, de repente, todo encajó.
Mi mayor error de configuración: No involucré a mi contadora el primer día. Perdí entre 8 y 10 horas intentando entender cosas que me explicó en minutos.
Conclusión de la configuración: Calcula de 10 a 15 horas y $200 para ayuda profesional si no eres contador. No importes datos antiguos. Empieza de cero.
Época de impuestos: donde Xero realmente demostró su valía
Aquí es donde la mayoría de la gente se quema con la contabilidad de bricolaje.
Antes, la temporada de impuestos me aterrorizaba. Ya no.
Impuesto sobre las ventas (o IVA para lectores internacionales): No cobro impuestos sobre las ventas porque mis servicios son de consultoría B2B, pero configuré Xero para que los registrara cuando tuve un cliente que los necesitaba. Funcionó correctamente. Xero los calculaba automáticamente en las facturas y registraba lo que cobraba.
Para mis clientes europeos, Xero gestiona el IVA de forma diferente según su país. No pretendo entenderlo del todo, pero Xero hizo lo que le indicó mi contable y ninguna autoridad fiscal me ha regañado.
Impuesto sobre la renta: Aquí es donde Xero destaca. Mi contadora inicia sesión en Xero, genera un informe de pérdidas y ganancias, revisa algunos detalles y prácticamente termina. El año pasado, preparar mis impuestos le llevó 3 horas en lugar de las 8-10 habituales. Le pagué $450 en lugar de $1,200.
Antes de Xero, llegaba a su oficina con una bolsa llena de recibos y extractos bancarios. Me miraba como si le estuviera haciendo perder el tiempo. Ahora sí que sonríe al verme.
Conclusiones de la época de impuestos: Xero redujo mis honorarios contables en un 60% y eliminó el pánico previo a impuestos.
¿Vale la pena Xero en 2026?
Para mí, sí, por supuesto. Pero permítanme desglosar el impacto financiero real, no solo el "ahorro de tiempo".
Tiempo ahorrado: Unas 8-10 horas al mes en comparación con mi antiguo sistema de hojas de cálculo. Con mi tarifa de consultoría de $150/hora, eso supone un valor de $1200-1500 al mes. Xero cuesta $90. Cálculo fácil.
Pagos más rápidos: esta parte es más importante que las características: Antes de Xero, mi tiempo promedio de pago de facturas era de 37 días. Ahora, con el botón "Pagar ahora" de Xero en las facturas, mi tiempo promedio es de 18 días. Eso es 19 días más rápido. Para una factura de $3,000, recibir el pago casi tres semanas antes mejora drásticamente mi flujo de caja.
Menos errores: El año anterior a Xero, cuando hacía mis impuestos con hojas de cálculo, cometí un error que me costó $800 en multas. Xero se ha amortizado con creces solo por evitarlo.
Mejores decisiones de negocios: Ahora sé qué clientes son realmente rentables y cuáles me cuestan dinero. Subí las tarifas de dos clientes y cancelé uno por completo porque Xero me demostró que me estaban haciendo perder dinero. Eso añadió $12,000 a mis ingresos anuales.
La realidad del precio: Cuando empecé en 2023, tenía lo que entonces se llamaba "Estándar", con un precio de unos 37 $ al mes. La estructura de precios ha cambiado desde entonces, y mi plan actual, el Establecido, cuesta 90 $ al mes. Es un aumento considerable, pero las funciones multidivisa y de seguimiento de proyectos lo justifican para mi negocio.
Pros y contras de Xero
Lo que Xero hace realmente bien:
- La automatización de la alimentación bancaria ahorra horas semanalmente
- El procesamiento de pagos de facturas es fluido con Stripe/GoCardless
- El manejo de múltiples monedas funciona sin cálculos manuales (solo plan establecido)
- Los informes son visuales y realmente comprensibles.
- La aplicación móvil te permite trabajar desde cualquier lugar
- La colaboración entre contables es sencilla
- La preparación de impuestos se vuelve dramáticamente más sencilla
- La función de conciliación automática en los planes Creciente y Establecido ahorra tiempo
¿Qué te frustrará?
- Los precios aumentan a lo largo de los años sin que siempre haya mejoras de valor correspondientes
- No hay soporte telefónico a menos que pagues la prima
- La nómina tiene un costo adicional y la integración es complicada: si los empleados son fundamentales para su negocio, QuickBooks lo maneja mejor.
- La gestión de inventario es deficiente y confusa: si vende productos físicos con múltiples SKU o variantes, Xero lo volverá loco (más sobre esto a continuación).
- Algunas funciones avanzadas (proyectos, seguimiento) tienen una curva de aprendizaje pronunciada.
- El servicio de atención al cliente tarda entre 24 y 48 horas en responder por correo electrónico.
- La configuración inicial es más difícil de lo anunciado
- El plan inicial tiene un límite de 20 facturas, lo cual es restrictivo si está creciendo
Las integraciones que realmente utilizo
Aquí es donde las matemáticas realmente cambian.
Lo que uso todos los días:
Raya (procesamiento de pagos): Esta integración es impecable. Un cliente paga una factura a través de Stripe y Xero la marca automáticamente como pagada y registra la transacción. No hago nada.
GoCardless (Para clientes europeos): Igual que Stripe. Las transferencias bancarias se realizan automáticamente y Xero las actualiza. Ya no tengo que reclamar los pagos.
Hubdoc (Escaneo de recibos): Esta es la aplicación propia de Xero, incluida en todos los planes. Tomo fotos de los recibos, los lee y genera gastos en Xero. Funciona aproximadamente el 80 % del tiempo. El 20 % restante lo corrijo manualmente, pero aun así es más rápido que escribirlo todo.
Aplicaciones que probé y descarté:
Como (nómina): Es excesivo para un solo contratista y cuesta $40 al mes. Lo cancelé y solo pago a los contratistas con Stripe, registrándolo manualmente.
Expensificar (Seguimiento de gastos): Redundante con Hubdoc. Lo dejé a los dos meses.
La historia de la migración que nadie te cuenta
Esta parte cuesta tiempo, no dinero.
Pasar de las hojas de cálculo a Xero fue más difícil de lo que esperaba. Exporté tres años de datos de Excel y los subí a Xero.
¿Qué salió mal?
- Los nombres de clientes con apóstrofes rompieron la importación
- Fechas en formato estadounidense importadas como formato británico, poniendo todo en el día equivocado
- Tenía clientes enumerados de tres formas diferentes y Xero creó tres contactos separados
- Los números de facturas antiguas entraban en conflicto con los nuevos, lo que creaba duplicados
Lo que perdí: Nada permanente, pero pasé horas limpiando el desastre.
Lo que me hubiera gustado hacer: Acabo de empezar de cero. Importé mi lista de clientes y las facturas pendientes de pago, y luego dejé todo lo demás. Todos esos datos históricos están en Xero, pero nunca los reviso.
Conclusiones sobre la migración: No importes datos históricos. Solo incorpora clientes activos y facturas impagadas. Prepárate para dos semanas frustrantes, pero luego todo irá sobre ruedas.
¿Qué pasa si dejo Xero?
Esta es una preocupación de 2026 de la que nadie habla.
No he abandonado Xero, pero he probado lo que se necesitaría:
Exportar sus datos es sencillo: Puedes exportar todo (facturas, gastos, contactos y transacciones) como archivos CSV. Tarda unos 15 minutos. Los datos son tuyos.
El costo real es el tiempo, no la pérdida de datos: No perderás información. Pero importar todos esos datos al nuevo software y reconfigurarlo todo te tomaría un mínimo de 10 a 15 horas, además de volver a capacitarte en un nuevo sistema.
Sin dependencia del proveedor, solo fricción por cambio: Xero no te obliga a nada. Puedes cancelar cuando quieras. Pero una vez que has pasado meses preparándolo todo y has creado una rutina, cambiar resulta agotador.
¿Qué pasa si su contador renuncia o cambia de empresa?
Esto es más importante de lo que la gente cree. Cuando mi contador cambió de firma el año pasado, me preocupaba tener que aprender un nuevo sistema.
Esto es lo que realmente pasó: Su nueva empresa también usa Xero. Simplemente le di acceso a mi cuenta y retomó el trabajo justo donde lo dejó la antigua. Sin interrupciones.
Si se hubiera cambiado a una empresa que solo usaba QuickBooks, me habría enfrentado a una disyuntiva: buscar un nuevo contable de Xero o migrar a QuickBooks. Ambas opciones son un desastre.
La lección: Xero es portátil entre contadores que ya lo conocen. Si cambias a un contador que no lo conoce, tendrás problemas. Pregunta a cualquier contador nuevo sobre su software preferido antes de contratarlo.
Lo que Xero hace mejor que sus competidores (por caso de uso)
Si eres un profesional independiente o un consultor individual como yo: Usar Xero ($55-90/mes dependiendo de las necesidades). Si realmente estás consciente del presupuesto en tu primer año, comienza con Ola (gratis) y cámbiate cuando llegues a más de 20 facturas por mes.
Si eres creativo (diseñador, fotógrafo, escritor): Usar FreshBooks ($30/mes). Es más atractivo, más fácil y mejor para el seguimiento del tiempo.
Si tiene un restaurante o una tienda minorista: Usar Cuadrado (gratis con comisiones de transacción) o Tostada (precios personalizados) con contabilidad integrada. No use Xero.
Si tiene empleados: Usar QuickBooks en línea ($30-90/mes, incluyendo nómina). La integración de nómina funciona de verdad.
Si odias las cuotas mensuales: Usar Ola (Gratis). Tiene funciones limitadas, pero funciona para facturación y seguimiento de gastos sencillos.
Si necesita un inventario potente: Usar QuickBooks Desktop ($550/año) o Cin7 ($299+/mes). No uses Xero.
Si trabaja con un contador: Pregúntales primero. Luchar contra el software preferido de tu contador es caro.
Para quién esto es un fracaso absoluto: un ejemplo real
Mi amigo Jake tiene una pequeña empresa de comercio electrónico que vende artículos para actividades al aire libre. Tiene unos 200 SKU, usa Shopify y envía entre 40 y 60 pedidos a la semana.
Probó Xero porque se lo recomendé. Tres meses después, me llamó frustrado.
¿Qué salió mal?
- El inventario de Xero no pudo manejar variantes (la misma chaqueta en cinco tamaños y tres colores)
- Los niveles de existencias no se sincronizaron con Shopify
- No pudo rastrear el inventario en múltiples ubicaciones de almacén.
- Pasó más de 5 horas semanales solucionando discrepancias de inventario.
Él cambió a Cin7 ($299/mes), que realmente maneja el inventario adecuadamente.
La lección: Si vende productos físicos y la precisión del inventario es importante para su negocio, Xero lo volverá loco.
Mi momento de “¡Oh, mierda!” que casi me cuesta dinero
Después de seis meses de usar Xero, recibí una notificación de mi banco diciendo que mi cuenta tenía un sobregiro de $3,000.
Entré en pánico. ¿Cómo era que me había descubierto? Xero me mostró $8,000 en mi cuenta.
Qué pasó: Había confundido mi contabilidad equilibrio con mi banco Saldo. Xero mostró $8,000 porque había enviado facturas por esa cantidad. Pero los clientes aún no habían pagado. El dinero no estaba en mi banco, sino en "cuentas por cobrar".
Mientras tanto, había estado pagando con confianza las facturas y a los contratistas en función de lo que mostraba Xero, no de lo que realmente tenía mi banco.
Cómo me recuperé: Tuve que llamar a tres contratistas y pedirles que retrasaran sus pagos una semana. ¡Qué humillante! Además, tuve que sacar dinero de mis ahorros para cubrir los cargos por sobregiro.
Lo que aprendí: El panel muestra el dinero que tienes adeudado, no dinero tu tenerAhora reviso tanto Xero como mi cuenta bancaria real todos los lunes antes de pagarle a alguien.
Esto fue 100% mi culpa, pero la interfaz de Xero no me ayudó a evitar un error costoso.
Las cosas buenas (que realmente importan)
Fuentes bancarias: Despertarme, tomar café y dedicar 10 minutos a clasificar las transacciones de ayer es mi rutina ahora. Mi contadora dice que mis libros están más limpios que los del 90% de sus clientes.
Reconciliación automática (planes en crecimiento y establecidos): Esta función aprende tus patrones de transacción y los compara automáticamente. Se ha vuelto más inteligente con el tiempo y ahora gestiona entre el 60 % y el 70 % de mis transacciones sin intervención.
Plantillas de factura: Tengo tres plantillas guardadas. Crear una factura toma dos minutos. Los clientes pueden pagar con un botón.
La aplicación móvil: He enviado facturas desde aeropuertos, aprobado gastos de habitaciones de hotel y comprobado quién me ha pagado desde una playa.
Multidivisa (solo plan establecido): Facturo a los clientes europeos en euros, a los canadienses en CAD y Xero gestiona la conversión automáticamente.
Informes que tienen sentido: Puedo analizar un informe de pérdidas y ganancias y comprenderlo. Puedo ver dónde gasto de más y hacer ajustes.
Previsión de flujo de caja a 180 días (plan establecido): Esto me ayuda a planificar los gastos trimestrales y saber cuándo necesito cobrar las facturas atrasadas de forma más agresiva.
Lo que haría diferente si empezara hoy
- Pague a un contador $200 por la configuración inicial
- Empiece de nuevo: no importe datos antiguos
- Conecte el banco y Stripe desde el primer día
- Mire los videos de capacitación de Xero antes de tocar cualquier cosa
- Establezca un recordatorio de calendario para exportar datos cada trimestre
- Comprenda la diferencia entre facturado y pagado desde el primer día
- Comience con el plan Creciente si envía más de 20 facturas por mes: el límite del plan Temprano lo frustrará rápidamente.
El resultado final
Después de tres años, me quedo con Xero. Funciona. Mis cuentas están en orden. Mi contador está contento. La época de impuestos ya no me asusta. Cobro más rápido y tomo mejores decisiones de negocios.
No usaría Xero si:
- Necesitaba asistencia telefónica cuando surgían problemas.
- Tenía empleados como parte central de mi negocio.
- Dirigí un negocio con un gran inventario.
- Yo era un profesional independiente nuevo que ganaba menos de 2000 dólares al mes.
- Mi contador prefería un sistema diferente
- Vendí productos físicos donde la precisión del inventario era fundamental.
- Solo envié entre 5 y 10 facturas por mes (el plan Early funcionaría, pero a $25 al mes, la opción gratuita de Wave tiene más sentido)
Para consultores, agencias, empresas de servicios y operadores independientes que facturan regularmente, Xero es una solución sólida. No les cambiará la vida, pero mantendrá sus finanzas organizadas sin complicaciones.
Mi calificación: 8 sobre 10
Xero no te hace rico. Te hace menos tonto con el dinero. Y, sinceramente, eso vale $90 al mes.
Preguntas frecuentes sobre Xero
¿Puedo usar Xero si no soy bueno con los números? Sí. Soy terrible en matemáticas y lo uso a diario. Las funciones básicas son sencillas. Necesitarás que un contador te revise trimestralmente, pero el día a día es manejable.
¿Cuánto tiempo hasta que me sienta cómodo usándolo? En dos semanas de uso diario dominarás lo básico. En dos meses se vuelve automático.
¿Xero funcionará con mi banco? Probablemente. Xero se conecta a más de 21 000 instituciones financieras. Consulta su sitio web para confirmar tu banco.
¿Puedo cambiar de QuickBooks a Xero? Sí, pero es complicado. Calcula dos semanas para los problemas de migración. Cámbiate solo si QuickBooks te frustra de verdad.
¿Debería empezar con el plan Temprano o Creciente? Si envía más de 20 facturas al mes o necesita conciliación automática, pase directamente al plan Crecimiento. Las limitaciones del plan Temprano lo frustrarán en cuestión de semanas si está en crecimiento activo.
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