Résumé concis
Xero est idéal pour les travailleurs indépendants ou les petites équipes facturant entre 20 et 50 factures par mois et qui souhaitent une comptabilité rigoureuse sans embaucher de comptable. Il permet de gagner 8 à 10 heures par mois grâce à l'automatisation des opérations bancaires, facilite grandement la déclaration d'impôts et coûte entre 25 et 90 $ par mois selon les fonctionnalités. En revanche, il montre ses limites si vous avez besoin d'une gestion de la paie complète, d'une gestion des stocks complexe ou d'une assistance téléphonique. Si vous débutez en tant que freelance et que vous gagnez moins de 2 000 $ par mois, son prix est trop élevé ; privilégiez plutôt Wave. Si vous avez des employés ou vendez des produits physiques, QuickBooks ou un logiciel de gestion des stocks spécialisé seront plus adaptés. Pour tous les autres cas, Xero est fiable, parfois frustrant, mais son prix est justifié.
Avertissement : Je suis abonné à Xero (90 $/mois). Ce n’est ni un lien d’affiliation, ni un parrainage. Il s’agit simplement de mon expérience après trois ans d’utilisation quotidienne.
TL;DR Règle de décision
Choisissez Xero si :
- Vous dirigez une entreprise de services (conseil, agence, création)
- Vous envoyez plus de 20 factures par mois.
- Votre comptable connaît et recommande Xero
- Vous avez besoin d'une prise en charge multidevises
Évitez Xero si :
- Vous avez des employés et avez besoin d'un système de paie intégré.
- Vous vendez des produits physiques avec des stocks complexes
- Vous avez besoin d'une assistance téléphonique en cas de problème.
- Vous gagnez moins de 2 000 $ par mois (trop cher – commencez par Wave).
Informations essentielles à retenir
Offres et tarifs Xero (2026) :
- Formule Early : 25 $/mois (20 factures et devis, 5 notes de frais, rapprochement bancaire de base, prévision de trésorerie sur 30 jours)
- En cours de développement : 55 $/mois (factures et devis illimités, notes de frais illimitées, rapprochement automatique, tableaux de bord de performance, prévisions de trésorerie sur 30 jours)
- Formule de base : 90 $/mois (comprend toutes les fonctionnalités de la formule « Croissance », ainsi que la gestion multidevises, le suivi de projets, les notes de frais, les prévisions de trésorerie sur 180 jours et les analyses avancées).
Remarque : Xero propose régulièrement des offres promotionnelles. Consultez leur site web pour connaître les offres en cours ; parfois, ils offrent des réductions importantes sur les six premiers mois.
Ce que vous paierez réellement au total : La plupart des entreprises de services optent pour la formule « Croissance » à 55 $/mois si elles n'ont pas besoin de gérer plusieurs devises, ou pour la formule « Établissement » à 90 $/mois si elles ont une clientèle internationale ou nécessitent un suivi de projet. Ajoutez les frais de traitement des paiements (2,9 % + 0,60 $ si vous utilisez Stripe). Voilà le coût réel.
À qui cela s'adresse-t-il : Les petites entreprises qui facturent régulièrement leurs clients et souhaitent une comptabilité claire et simple sans embaucher un comptable à temps plein.
Ce que j'utilise : J'ai opté pour l'abonnement mensuel (90 $) car il me faut la gestion multidevises pour mes clients internationaux, le suivi des projets pour analyser la rentabilité par client et la gestion des notes de frais. L'option « Croissance » conviendrait si tous mes clients étaient basés aux États-Unis et si je n'avais pas besoin de suivre les projets.
Qui je suis et pourquoi c'est important
Je dirige une entreprise de conseil en marketing digital. Je travaille seule, sans employés, même si je fais parfois appel à des prestataires externes. Je gère entre 8 et 15 clients par mois et j'envoie entre 20 et 30 factures. Mon activité comprend environ 100 à 150 transactions mensuelles, entre les paiements clients, les frais d'abonnement, les paiements des prestataires et les frais professionnels.
Je suis basé aux États-Unis, mais j'ai trois clients européens et un au Canada ; la gestion multidevises est donc importante pour moi. Mon activité est exclusivement axée sur les services : je ne possède ni produits physiques ni stock.
Si vous gérez un restaurant, un magasin de détail ou une entreprise de vente de produits avec des stocks, votre expérience sera différente de la mienne. Gardez cela à l'esprit.
Le contexte : Mes deux premières semaines ont été difficiles
C'est là que la plupart des gens font une erreur.
Pour être honnête, la première semaine avec Xero a failli me faire démissionner. L'installation m'a pris environ 12 heures au total., réparties sur deux semaines. Pas deux heures comme le promettaient certaines vidéos YouTube. Douze heures, et non deux.
Jour 1-2 : La configuration initiale était simple. J'ai connecté mon compte bancaire, ajouté mon logo et créé un modèle de facture. J'étais ravi. Puis, j'ai essayé de catégoriser mes transactions du premier mois et je me suis rendu compte que je ne comprenais pas la moitié des catégories. Quelle est la différence entre « Frais de bureau » et « Frais généraux » ? Je n'en sais toujours rien.
Jours 3 à 5 : J'ai importé toutes mes anciennes factures depuis des tableurs. Grosse erreur. J'aurais dû tout recommencer. J'ai passé des heures à supprimer les doublons et à corriger les dates mal importées.
Jour 6-7 : J'ai essayé de vérifier mon compte bancaire et rien ne correspondait. Les transactions étaient décalées de quelques jours, certaines opérations apparaissaient deux fois, et j'ai paniqué en pensant avoir fait une erreur. En fait, c'est normal au début.
Semaine 2 : J'ai fini par craquer et j'ai payé 200 $ à ma comptable pour une consultation d'une heure. C'était le meilleur investissement de ma vie. Elle s'est connectée, a corrigé mon plan comptable en 20 minutes, m'a expliqué le fonctionnement du rapprochement bancaire, et tout est devenu clair d'un coup.
Ma plus grosse erreur de configuration : Je n'ai pas fait appel à ma comptable dès le premier jour. J'ai perdu 8 à 10 heures à essayer de comprendre des choses qu'elle expliquait en quelques minutes.
Points clés de la configuration : Prévoyez 10 à 15 heures de travail et 200 $ pour faire appel à un professionnel si vous n'êtes pas comptable. N'importez pas d'anciennes données ; repartez de zéro.
Déclaration de revenus : Xero a vraiment fait ses preuves
C'est là que la plupart des gens se font avoir avec la comptabilité faite maison.
Avant, la période des déclarations de revenus me terrifiait. Plus maintenant.
taxe de vente (ou TVA pour les lecteurs internationaux) : Je ne facture pas la TVA car mes services sont du conseil B2B, mais j'ai configuré Xero pour la suivre lorsqu'un client en avait besoin. Cela a parfaitement fonctionné : Xero l'a calculée automatiquement sur les factures et a enregistré les montants perçus.
Pour mes clients européens, Xero gère la TVA différemment selon leur pays. Je ne prétends pas tout comprendre en matière de TVA, mais Xero a suivi les instructions de mon comptable et je n'ai reçu aucune réclamation de la part des autorités fiscales.
Impôt sur le revenu : C'est là que Xero excelle. Ma comptable se connecte à Xero, génère un compte de résultat, vérifie quelques points, et c'est quasiment terminé. L'an dernier, la préparation de ma déclaration d'impôts lui a pris 3 heures au lieu des 8 à 10 heures habituelles. Je l'ai payée 450 $ au lieu de 1 200 $.
Avant Xero, j'arrivais à son bureau avec un sac rempli de reçus et de relevés bancaires. Elle me regardait comme si je lui faisais perdre son temps. Maintenant, elle sourit vraiment quand elle me voit.
Leçons à retenir au moment des impôts : Xero a réduit mes frais de comptable de 60 % et a éliminé le stress avant les impôts.
Xero vaut-il le coup en 2026 ?
Pour moi, oui, absolument. Mais laissez-moi vous détailler l'impact financier réel, et pas seulement le gain de temps.
Gain de temps : Environ 8 à 10 heures de gain par mois par rapport à mon ancien tableur. À mon tarif de consultant de 150 $/heure, cela représente une valeur ajoutée de 1 200 à 1 500 $ par mois. Xero coûte 90 $. Le calcul est simple.
Des paiements plus rapides — cet aspect est plus important que les fonctionnalités : Avant Xero, mon délai moyen de paiement était de 37 jours. Désormais, grâce au bouton « Payer maintenant » de Xero, ce délai est de 18 jours en moyenne, soit 19 jours de moins. Pour une facture de 3 000 $, être payé près de trois semaines plus tôt améliore considérablement ma trésorerie.
Moins d'erreurs : L'année précédant l'utilisation de Xero, alors que je faisais ma déclaration d'impôts moi-même avec des tableurs, j'ai commis une erreur qui m'a coûté 800 $ de pénalités. Xero s'est avéré largement rentabilisé rien qu'en évitant ce genre de situation.
De meilleures décisions commerciales : Je sais maintenant quels clients sont réellement rentables et lesquels me font perdre de l'argent. J'ai augmenté les tarifs de deux clients et j'en ai abandonné un, car Xero m'a indiqué qu'il était déficitaire. Cela a généré 12 000 $ de revenus supplémentaires pour mon chiffre d'affaires annuel.
La réalité des prix : Lorsque j'ai commencé en 2023, j'utilisais la formule « Standard » à environ 37 $ par mois. La grille tarifaire a évolué depuis, et mon abonnement actuel, la formule « Expert », coûte 90 $ par mois. C'est une augmentation significative, mais les fonctionnalités multidevises et de suivi de projet la justifient pleinement pour mon activité.
Avantages et inconvénients de Xero
Ce que Xero fait vraiment bien :
- L'automatisation des flux bancaires permet de gagner des heures par semaine.
- Le traitement des paiements de factures est fluide avec Stripe/GoCardless.
- La gestion multidevises fonctionne sans calculs manuels (formule établie uniquement).
- Les rapports sont visuels et réellement compréhensibles.
- L'application mobile vous permet de travailler de partout
- La collaboration entre comptables est sans effort
- La préparation des déclarations de revenus devient considérablement plus simple
- La fonction de rapprochement automatique des forfaits Croissance et Établi est un gain de temps précieux.
Ce qui vous frustrera :
- Les prix augmentent au fil des ans sans que les améliorations de valeur ne soient toujours au rendez-vous.
- Assistance téléphonique disponible uniquement pour les abonnés premium.
- La gestion de la paie engendre des frais supplémentaires et l'intégration est complexe ; si vos employés sont essentiels à votre activité, QuickBooks est une meilleure solution.
- La gestion des stocks est faible et confuse ; si vous vendez des produits physiques avec plusieurs références ou variantes, Xero vous rendra fou (plus de détails ci-dessous).
- Certaines fonctionnalités avancées (projets, suivi) nécessitent un apprentissage approfondi.
- Le service client répond par e-mail sous 24 à 48 heures.
- La configuration initiale est plus difficile que prévu.
- Le forfait initial est limité à 20 factures, ce qui est restrictif si votre activité est en pleine croissance.
Les intégrations que j'utilise réellement
C'est là que les calculs changent réellement.
Ce que j'utilise tous les jours :
Bande (Traitement des paiements) : Cette intégration est impeccable. Un client règle une facture via Stripe, et Xero marque automatiquement la facture comme payée et enregistre la transaction. Je n’ai rien à faire.
GoCardless (Pour les clients européens) : Même fonctionnement qu'avec Stripe. Les virements bancaires sont automatiques, Xero met à jour les informations. Je n'ai plus besoin de relancer les paiements.
Hubdoc (Numérisation des reçus) : Il s’agit de l’application Xero, incluse dans tous les abonnements. Je photographie les reçus, elle les scanne et crée les dépenses correspondantes dans Xero. Cela fonctionne dans environ 80 % des cas. Pour les 20 % restants, je corrige manuellement, mais c’est toujours plus rapide que de tout saisir manuellement.
Applications que j'ai essayées et abandonnées :
Comme (Gestion de la paie) : Trop complexe pour un seul prestataire et coûtant 40 $/mois. J'ai annulé ce service et je paie désormais les prestataires via Stripe, puis je saisis les paiements manuellement.
Expensify (Suivi des dépenses) : Redondant avec Hubdoc. Abandonné après deux mois.
L'histoire de la migration que personne ne vous raconte
Cette étape coûte du temps, pas de l'argent.
Passer des tableurs à Xero s'est avéré plus difficile que prévu. J'ai exporté trois ans de données d'Excel et je les ai importées dans Xero.
Ce qui s'est mal passé :
- Les noms de clients contenant des apostrophes ont provoqué une erreur d'importation.
- Les dates au format américain ont été importées au format britannique, ce qui a tout décalé sur le mauvais jour.
- J'avais des clients répertoriés de trois manières différentes et Xero a créé trois contacts distincts.
- Les anciens numéros de factures étaient en conflit avec les nouveaux, créant ainsi des doublons.
Ce que j'ai perdu : Rien de définitif, mais j'ai passé des heures à nettoyer les dégâts.
Ce que j'aurais aimé faire : J'ai tout recommencé à zéro. J'ai importé ma liste de clients et mes factures impayées, puis j'ai laissé tomber le reste. Toutes ces données historiques sont dans Xero, mais je ne les consulte jamais.
Leçons à retenir en matière de migration : N'importez pas les données historiques. Importez uniquement les clients actifs et les factures impayées. Préparez-vous à deux semaines difficiles, puis tout se déroulera sans accroc.
Et si je quittais Xero ?
C'est un problème pour 2026 dont personne ne parle.
Je n'ai pas quitté Xero, mais j'ai testé ce qu'il faudrait faire :
L'exportation de vos données est simple : Vous pouvez exporter toutes vos données (factures, dépenses, contacts, transactions) au format CSV. L'opération prend environ 15 minutes. Vos données vous appartiennent.
Le véritable coût, c'est le temps, pas la perte de données : Vous ne perdrez aucune information. Cependant, importer toutes ces données dans le nouveau logiciel et tout reconfigurer prendrait au minimum 10 à 15 heures. Sans compter la formation nécessaire sur le nouveau système.
Pas de dépendance vis-à-vis d'un fournisseur, juste des frictions liées au changement : Xero ne vous lie pas contractuellement. Vous pouvez résilier à tout moment. Mais après des mois passés à tout configurer et à instaurer une routine, changer de solution est épuisant.
Que se passe-t-il si votre comptable démissionne ou change de cabinet ?
C'est plus important qu'on ne le croit. Quand mon comptable a changé de cabinet l'an dernier, j'ai craint de devoir apprendre un nouveau système.
Voici ce qui s'est réellement passé : sa nouvelle entreprise utilise également Xero. Je lui ai simplement donné accès à mon compte, et elle a repris le travail là où l'ancienne entreprise l'avait laissé. Aucune interruption.
Si elle avait opté pour un cabinet n'utilisant que QuickBooks, j'aurais dû faire un choix : trouver un nouvel expert-comptable Xero ou passer à QuickBooks. Les deux options sont pénibles.
La leçon : Xero est compatible entre comptables qui le maîtrisent. Si vous changez de comptable, vous risquez de rencontrer des difficultés. N'hésitez pas à interroger tout nouveau comptable sur son logiciel de prédilection avant de l'embaucher.
Ce que Xero fait mieux que ses concurrents (par cas d'utilisation)
Si vous êtes indépendant ou consultant solo comme moi : Utiliser Xéro (55 à 90 $/mois selon les besoins). Si vous êtes vraiment soucieux de votre budget la première année, commencez par Vague (gratuit) et passez à l'option supérieure lorsque vous atteignez plus de 20 factures par mois.
Si vous êtes un créatif (designer, photographe, écrivain) : Utiliser FreshBooks (30 $/mois). C'est plus joli, plus simple et plus performant pour le suivi du temps.
Si vous tenez un restaurant ou un magasin de détail : Utiliser Carré (gratuit avec frais de transaction) ou Griller Tarification personnalisée avec comptabilité intégrée. N'utilisez pas Xero.
Si vous avez des employés : Utiliser QuickBooks en ligne (30 à 90 $/mois, paie comprise). L'intégration de la paie fonctionne parfaitement.
Si vous détestez les frais mensuels : Utiliser Vague (Gratuit). Fonctionnalités limitées, mais pour la facturation simple et le suivi des dépenses, c'est suffisant.
Si vous avez besoin d'un inventaire performant : Utiliser QuickBooks Desktop (550 $/an) ou Cin7 (299 $ et plus par mois). N'utilisez pas Xero.
Si vous travaillez avec un comptable : Demandez-leur d'abord. S'opposer au logiciel préféré de votre comptable coûte cher.
Pour qui cela ne fonctionne absolument pas : un exemple concret
Mon ami Jake gère une petite entreprise de commerce électronique spécialisée dans la vente d'équipement de plein air. Il propose environ 200 références, utilise Shopify et expédie entre 40 et 60 commandes par semaine.
Il a essayé Xero parce que je le lui avais recommandé. Trois mois plus tard, il m'a appelé, frustré.
Ce qui s'est mal passé :
- Le système d'inventaire de Xero ne pouvait pas gérer les variantes (une même veste en cinq tailles et trois couleurs).
- Les niveaux de stock ne se sont pas synchronisés avec Shopify.
- Il ne pouvait pas suivre les stocks répartis sur plusieurs entrepôts.
- Il consacrait plus de 5 heures par semaine à corriger les écarts d'inventaire.
Il est passé à Cin7 (299 $/mois), ce qui permet de gérer correctement les stocks.
La leçon : Si vous vendez des produits physiques et que la précision des stocks est importante pour votre entreprise, Xero va vous rendre fou.
Mon moment de panique qui a failli me coûter cher.
Six mois après avoir commencé à utiliser Xero, j'ai reçu une notification de ma banque m'indiquant que mon compte était à découvert de 3 000 $.
J'ai paniqué. Comment étais-je à découvert ? Xero affichait 8 000 $ sur mon compte.
Ce qui s'est passé: J'avais confondu mon comptabilité équilibre avec mon banque Mon solde Xero affichait 8 000 $ car j’avais émis des factures pour ce montant. Mais mes clients n’avaient pas encore payé. L’argent n’était pas sur mon compte bancaire ; il figurait dans mes « comptes clients ».
Entre-temps, je payais mes factures et mes prestataires en toute confiance, en me basant sur les informations affichées par Xero et non sur les relevés de mon compte bancaire.
Comment j'ai récupéré : J'ai dû appeler trois entrepreneurs et leur demander de reporter leurs paiements d'une semaine. C'était humiliant. J'ai aussi dû puiser dans mes économies personnelles pour couvrir les frais de découvert.
Ce que j'ai appris : Le tableau de bord affiche l'argent que vous êtes dû, pas l'argent que vous avoirMaintenant, je vérifie à la fois mon compte Xero et mon compte bancaire tous les lundis avant de payer qui que ce soit.
C'était entièrement de ma faute.mais l'interface de Xero ne m'a pas permis d'éviter une erreur coûteuse.
Les bonnes choses (qui comptent vraiment)
Flux bancaires : Mon rituel quotidien est désormais de me réveiller, de boire un café et de consacrer dix minutes à classer les transactions de la veille. Ma comptable affirme que ma comptabilité est plus rigoureuse que celle de 90 % de ses clients.
Réconciliation automatique (Plans en croissance et établis) : Cette fonctionnalité analyse vos habitudes de transaction et les associe automatiquement. Elle est devenue plus performante au fil du temps et gère désormais environ 60 à 70 % de mes transactions sans que j'aie à intervenir.
Modèles de factures : J'ai trois modèles enregistrés. Créer une facture prend deux minutes. Les clients peuvent payer en un clic.
L'application mobile : J'ai envoyé des factures depuis des aéroports, approuvé des dépenses depuis des chambres d'hôtel et vérifié qui m'avait payé depuis une plage.
Multidevises (Plan établi uniquement) : Je facture mes clients européens en euros, les Canadiens en dollars canadiens, et Xero gère automatiquement la conversion.
Des rapports qui ont du sens : Je peux analyser un compte de résultat et le comprendre. Je peux identifier mes dépenses excessives et les rectifier.
Prévisions de trésorerie sur 180 jours (Plan établi) : Cela m'aide à planifier mes dépenses trimestrielles et à savoir quand je dois relancer plus activement pour les factures impayées.
Ce que je ferais différemment si je commençais aujourd'hui
- Payez 200 $ à un comptable pour la mise en place initiale
- Repartez à zéro — n’importez pas d’anciennes données
- Connectez votre banque et Stripe dès le premier jour.
- Regardez les vidéos de formation de Xero avant de toucher à quoi que ce soit.
- Programmez un rappel dans votre calendrier pour exporter les données chaque trimestre.
- Comprendre la différence entre facturé et payé dès le premier jour
- Optez pour le forfait Croissance si vous envoyez plus de 20 factures par mois ; la limite du forfait Débutant vous frustrera rapidement.
L'essentiel
Après trois ans, je reste fidèle à Xero. Ça fonctionne. Ma comptabilité est impeccable. Mon comptable est ravi. La période des impôts ne m'angoisse plus. Je suis payé plus rapidement et je prends de meilleures décisions pour mon entreprise.
Je n'utiliserais pas Xero si :
- J'avais besoin d'assistance téléphonique en cas de problème.
- J'avais des employés, c'était un élément essentiel de mon entreprise.
- J'ai dirigé une entreprise avec un stock important.
- J'étais une toute nouvelle freelance et je gagnais moins de 2 000 $ par mois.
- Mon comptable préférait un autre système
- J'ai vendu des produits physiques pour lesquels la précision des stocks était essentielle.
- Je n'envoyais que 5 à 10 factures par mois (le forfait Early conviendrait, mais à 25 $/mois, l'option gratuite de Wave est plus intéressante).
Pour les consultants, les agences, les entreprises de services et les indépendants qui facturent régulièrement, Xero est une solution fiable. Elle ne révolutionnera pas votre vie, mais elle vous permettra de gérer vos finances en toute simplicité.
Ma note : 8 sur 10
Xero ne vous rend pas riche. Il vous aide à mieux gérer votre argent. Et honnêtement, ça vaut bien 90 $ par mois.
Questions fréquentes sur Xero
Puis-je utiliser Xero si je ne suis pas doué(e) avec les chiffres ? Oui. Je suis vraiment nulle en maths et pourtant je l'utilise tous les jours. Les fonctionnalités de base sont simples. Il est conseillé de faire appel à un comptable pour un contrôle trimestriel, mais la gestion quotidienne est facile.
Combien de temps avant que je sois à l'aise pour l'utiliser ? Deux semaines d'utilisation quotidienne et vous maîtriserez les bases. Deux mois et cela deviendra automatique.
Xero est-il compatible avec ma banque ? Probablement. Xero est compatible avec plus de 21 000 institutions financières. Consultez leur site web pour vérifier si votre banque est prise en charge.
Puis-je passer de QuickBooks à Xero ? Oui, mais c'est fastidieux. Prévoyez deux semaines pour les complications liées à la migration. Ne changez de logiciel que si QuickBooks vous exaspère vraiment.
Dois-je commencer par le programme Débutant ou le programme Croissance ? Si vous envoyez plus de 20 factures par mois ou si vous avez besoin d'un rapprochement automatique, passez directement à la formule Croissance. Les limitations de la formule Débutant vous frustreront rapidement si votre activité est en pleine croissance.
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