Si sigues usando el mismo software de contabilidad con el que empezaste hace cinco años, es muy probable que te esté ralentizando y costándote más de lo debido. En 2026, hay mejores opciones. Y la mejor opción podría sorprenderte: no es QuickBooks Online.
Aviso: Este artículo contiene enlaces de afiliados. Si te registras a través de nuestros enlaces o usas los códigos promocionales mencionados, podríamos ganar una comisión sin coste adicional para ti. Esto no influye en nuestras clasificaciones ni recomendaciones.
Cómo clasificamos estas herramientas
Evaluamos cinco plataformas (Wave, Zoho Books, FreshBooks, QuickBooks Online y Xero) en función de cuatro factores: precio y valor, facilidad de uso, funciones específicas para EE. UU. (nómina, cumplimiento tributario, preparación para el IRS) y escalabilidad. La investigación se realizó de forma documental, con datos de PCMag, NerdWallet, Forbes y las páginas oficiales de precios a febrero de 2026. A continuación, se muestra la comparación de las dos mejores plataformas según nuestra puntuación editorial:
| Categoría | Xero | QuickBooks en línea |
|---|---|---|
| Relación calidad-precio | 9.2 | 7.8 |
| Facilidad de uso | 9.0 | 7.0 |
| Profundidad fiscal en EE. UU. | 8.0 | 9.5 |
| Escalabilidad | 9.3 | 8.0 |
| En general | 8.9 | 8.1 |
Xero supera a QuickBooks Online en la puntuación general porque ofrece un mejor valor, una curva de aprendizaje más sencilla y usuarios ilimitados en cada plan. QuickBooks Online supera en la profundidad de los impuestos nativos de EE. UU., pero para la mayoría de las pequeñas empresas, esta ventaja no compensa la diferencia de costo y complejidad.
Para quién no es esta lista
Esta lista podría no ser la adecuada si gestiona una empresa manufacturera con necesidades de inventario complejas y en múltiples ubicaciones, si necesita una nómina estadounidense totalmente integrada sin herramientas de terceros, o si su contable ha creado todo su flujo de trabajo en torno a QuickBooks Online y el cambio afectaría esa relación. Si gestiona internamente una gran cantidad de nómina estadounidense y no planea expandirse más allá de unos pocos usuarios, QuickBooks Online podría ser la mejor opción a largo plazo. Estas cinco herramientas están diseñadas para pequeñas empresas, autónomos, startups y equipos de servicios en crecimiento.
Qué buscar en el software de contabilidad
Antes de empezar con la lista, esto es lo que realmente importa para las pequeñas empresas: precio vs. valor, facilidad de uso, funciones específicas de EE. UU. como nómina y cumplimiento tributario, escalabilidad e integraciones con herramientas que ya utilizan. Tengan esto en cuenta al leer.
El costo real a lo largo del tiempo
Los precios iniciales son solo una parte de la historia. Esto es lo que realmente pagas durante 12 meses con niveles de uso comunes:
QuickBooks en línea Essentials comienza en $75 al mes. Si agregas QuickBooks Payroll para dos empleados, el costo es de $100 a $130 al mes, o de $1200 a $1560 al año sin incluir ningún complemento.
Xero El plan Creciente cuesta $55 al mes. Si sumas la nómina de Gusto para dos empleados, que comienza con un precio base de aproximadamente $46 al mes, el total es de aproximadamente $101 al mes; una cifra comparable, pero con usuarios ilimitados incluidos y sin cargos por usuario que reduzcan esa cifra a medida que tu equipo crece.
Con la promoción actual de Xero (85% de descuento durante 6 meses con el código DC23854633). El costo del primer año del plan Growing se reduce significativamente, a casi $495 por el año, antes de las comisiones de Gusto. Después de la promoción, se aplica el precio estándar.
En resumen: para equipos pequeños, Xero y QuickBooks Online alcanzan rangos mensuales similares una vez que se agrega la nómina. Sin embargo, el modelo de usuarios ilimitados de Xero significa que los costos se mantienen estables a medida que crece la empresa. Los costos de QuickBooks Online siguen aumentando.
5. Wave: la mejor opción gratuita
Precio inicial: Gratis (plan Pro: $16–$19/mes)
Wave es la única herramienta de contabilidad totalmente gratuita que vale la pena recomendar a las pequeñas empresas. Desarrollada por H&R Block, su plan básico incluye facturación, seguimiento de gastos, recibos e informes básicos; sin cuota mensual ni periodo de prueba, simplemente gratis. Si necesitas extras como la categorización automática de transacciones o no tener la marca Wave, el plan Wave Pro cuesta entre $16 y $19 al mes.
Lo que hace bien: Funciones principales sin costo, interfaz simple y fácil de comenzar.
Donde falla: No hay seguimiento de inventario, los informes son limitados y la atención al cliente es lenta. Wave gestiona los aspectos básicos de la contabilidad, pero no es una herramienta para la declaración de impuestos; aun así, necesitará un contador público o un software de impuestos independiente al final del año.
Seguridad: Wave utiliza cifrado SSL de 256 bits y cumple con la normativa PCI-DSS para el procesamiento de pagos. Mantiene registros de auditoría básicos para todas las transacciones.
Ideal para: Trabajadores independientes, personas que realizan trabajos secundarios y microempresas con ingresos anuales inferiores a 50 000 $ y que desean cero gastos generales.
4. Zoho Books: la mejor opción económica
Precio inicial: Nivel gratuito disponible; plan estándar desde $20/mes ($15/mes facturados anualmente)
Zoho Books, parte de la suite empresarial más amplia de Zoho, ofrece una gran cantidad de beneficios por su precio. La versión gratuita admite un usuario y un contable, y gestiona hasta 1000 facturas y gastos al año. El plan Estándar cuesta $20 al mes para tres usuarios, o aproximadamente $15 al mes con un plan anual. Obtendrá una automatización sólida, buenas herramientas de inventario y una integración perfecta con otras aplicaciones de Zoho si ya forma parte de ese ecosistema.
Lo que hace bien: Fuerte automatización, buenas funciones de inventario, excelente relación calidad-precio.
Donde falla: La interfaz parece anticuada y la nómina de EE. UU. no está integrada de forma nativa. Es menos probable que los contadores con sede en EE. UU. estén familiarizados con Zoho Books en comparación con QuickBooks Online o Xero.
Seguridad: Zoho Books cuenta con la certificación ISO 27001 y utiliza cifrado AES-256. Ofrece registros de auditoría completos y controles de acceso basados en roles en todos los planes.
Ideal para: Equipos o empresas con presupuesto limitado que ya utilizan herramientas de Zoho.
3. FreshBooks: ideal para empresas de servicios
Precio inicial: $19/mes (plan Lite); promociones frecuentemente disponibles de hasta un 70% de descuento en los primeros 3 meses
FreshBooks está diseñado específicamente para quienes venden su tiempo. Si eres freelance, consultor o agencia que factura por hora o por proyecto, FreshBooks está diseñado pensando en ti. La facturación es impecable, el seguimiento del tiempo está integrado, la gestión de clientes es sencilla y la experiencia general es realmente intuitiva. Los planes superiores parten de $38 al mes y varían a partir de ahí.
Lo que hace bien: Facturación, seguimiento del tiempo, herramientas para el cliente, facilidad de uso.
Donde falla: Sin un soporte de inventario real, los precios suben rápidamente en los niveles superiores. Si FreshBooks se queda pequeño (por ejemplo, contrata un equipo, amplía el inventario o necesita informes avanzados), probablemente tendrá que migrar a Xero o QuickBooks Online. FreshBooks exporta datos limpios, por lo que la transición es sencilla cuando llega el momento.
Seguridad: FreshBooks utiliza encriptación AES-256, realiza auditorías de seguridad periódicas de terceros y mantiene registros de actividad detallados para fines de cumplimiento.
Ideal para: Trabajadores autónomos, consultores y agencias de servicios que facturan por tiempo o por proyecto.
2. QuickBooks Online: la mejor opción para las funciones de Deep US
Precio inicial: $38/mes (Simple Start); a menudo 50% de descuento en los primeros 3 meses
QuickBooks Online, desarrollado por Intuit, sigue siendo la plataforma de contabilidad estadounidense con más funciones del mercado. Nóminas integradas, herramientas de preparación de impuestos, una amplia red de contadores que conocen la plataforma a la perfección, una sólida gestión de inventario e informes detallados: lo cubre todo. Pero esa profundidad tiene un precio. Los planes comienzan desde $38 al mes para Simple Start, suben hasta $75 para Essentials y siguen subiendo. Añadir usuarios o nóminas implica pagar más en cada nivel.
Lo que hace bien: Nómina de EE. UU., cumplimiento fiscal, informes avanzados, gran red de contadores, integraciones profundas.
Donde falla: Caro, complejo para principiantes, límites de usuarios en planes inferiores.
Seguridad: QuickBooks Online utiliza encriptación AES-256, autenticación multifactor y es totalmente compatible con el IRS con informes listos para auditoría integrados en todos los planes.
Ideal para: Empresas establecidas que necesitan funciones avanzadas de nómina e impuestos en EE. UU. y tienen el presupuesto para ello.
1. Xero: la mejor opción para pequeñas empresas estadounidenses en 2026
Precio inicial: $25 al mes (plan anticipado); promoción actual: 85 % de descuento en los primeros 6 meses: usa el código DC23854633
Xero ocupa el primer puesto para la mayoría de las pequeñas empresas estadounidenses en 2026. PCMag recomienda Xero para equipos multiusuario, NerdWallet lo valora altamente por su simplicidad y Forbes destaca su propuesta de valor. Todos los planes de Xero incluyen usuarios ilimitados, una ventaja significativa sobre QuickBooks Online. La interfaz es clara y moderna, la conciliación bancaria es rápida y confiable, cuenta con más de 1000 integraciones, admite múltiples divisas y la aplicación móvil funciona como se espera.
Precios del plan:
- Anticipado: $25/mes
- Creciendo: $55/mes
- Establecido: $90/mes
Los nuevos clientes de EE. UU. pueden obtener un 85 % de descuento durante los primeros seis meses usando el código DC23854633 al finalizar la compra, lo que reduce el precio inicial del plan Early a menos de $4 al mes. Después del período promocional, se aplica el precio estándar. La nómina se gestiona mediante una integración de Gusto, que se conecta con Xero sin problemas, sin necesidad de introducir manualmente los datos entre plataformas.
La única deficiencia: Xero ofrece un nivel de detalle ligeramente inferior en impuestos estadounidenses nativos que QuickBooks Online. Si una gestión de nóminas y declaración de impuestos estadounidense completa e integrada no es una opción para su negocio, téngalo en cuenta antes de tomar una decisión.
Lo que hace bien: Usuarios ilimitados, diseño moderno, conciliación bancaria rápida, escalabilidad, valor general.
Donde falla: La profundidad de impuestos nativos de EE. UU. es ligeramente menor que la de QuickBooks Online. La nómina requiere un complemento de Gusto en lugar de estar integrada.
Seguridad: Xero cuenta con certificación SOC 2 Tipo II, utiliza encriptación AES-256 y proporciona registros de auditoría completos, permisos basados en roles y autenticación de dos pasos en todas las cuentas.
Ideal para: Equipos en crecimiento, empresas emergentes y propietarios de pequeñas empresas cansados de la complejidad y de pagar de más.
90% de descuento durante 6 meses
Cambiar sin romper cosas
Cambiar de software de contabilidad parece arriesgado. Si se hace bien, no lo es.
Si se está migrando desde QuickBooks Online, Xero cuenta con una herramienta de migración integrada que transfiere su plan de cuentas, contactos, facturas e historial de transacciones bancarias sin problemas. La mayoría de los usuarios completan la migración principal en pocas horas. Migrar desde hojas de cálculo es aún más sencillo: importe mediante CSV y conecte sus datos bancarios directamente.
Lo que se transfiere correctamente: contactos, facturas, recibos, transacciones bancarias y saldos iniciales. Lo que requiere atención manual: informes personalizados, historial de nóminas y flujos de trabajo de QuickBooks Online altamente personalizados.
El tiempo es importante: evite cambiar a mitad del año fiscal si es posible. Comenzar al inicio del año fiscal mantiene los registros limpios para la época de impuestos. Si debe cambiar a mitad de año, asegúrese de que sus saldos iniciales coincidan con su último extracto bancario conciliado antes de la publicación.
Comparación rápida
| Herramienta | Precio inicial | Costo de 12 meses (aprox.) | Mejor para |
|---|---|---|---|
| Ola | Gratis | $0–$228 | Microempresas, trabajos secundarios |
| Libros Zoho | Gratis / $20/mes | $0–$240 | Equipos de presupuesto, usuarios de Zoho |
| FreshBooks | $19/mes | $228–$456 | Autónomos, empresas de servicios |
| QuickBooks en línea | $38/mes | $456–$900+ (antes de nómina y usuarios adicionales) | Profundas necesidades fiscales y de nóminas en Estados Unidos |
| Xero | $25/mes | $300–$660 | La mayoría de las pequeñas empresas en 2026 |
Estimaciones a 12 meses basadas en precios estándar sin nómina. No incluye promociones.
Preguntas frecuentes
¿Es Xero realmente mejor que QuickBooks Online para las pequeñas empresas estadounidenses?
Para la mayoría de las pequeñas empresas, sí. Xero destaca por su valor, facilidad de uso y usuarios ilimitados. QuickBooks Online destaca por su gestión de nóminas y fiscalidad en EE. UU. Si cuenta con un contador dedicado y tiene necesidades fiscales complejas en EE. UU., QuickBooks Online podría ser la solución ideal. Para todos los demás, Xero es la mejor herramienta para el día a día.
¿Wave puede gestionar impuestos o solo contabilidad?
Wave solo gestiona la contabilidad. Registra ingresos y gastos y genera informes básicos, pero no declara impuestos. Aun así, necesitará un contador público o un software de impuestos independiente como TurboTax o TaxAct al final del año.
¿Zoho Books trabaja con contadores estadounidenses?
Sí, pero la mayoría de los contadores estadounidenses están más familiarizados con QuickBooks Online o Xero. Si su contador no usa Zoho Books, deberá exportar los informes manualmente o compartir el acceso directamente. Le recomendamos hablar con su contador antes de comprometerse.
¿Qué pasa si FreshBooks me queda pequeño?
FreshBooks exporta datos limpios, por lo que migrar a Xero o QuickBooks Online es sencillo. La mayoría de las empresas en crecimiento optan por esta opción cuando necesitan herramientas de inventario más robustas, informes más avanzados o flujos de trabajo contables en equipo.
¿Es legítimo el código de promoción de Xero?
Sí. El código DC23854633 es una promoción vigente de Xero para nuevos clientes de EE. UU. que ofrece un 85 % de descuento durante los primeros seis meses, válida hasta el 31 de marzo de 2026. Siempre verifique las promociones vigentes directamente en el sitio web de Xero antes de comprar.
¿Puedo utilizar alguna de estas herramientas sin un contador?
Sí, las cinco están diseñadas para usarse de forma independiente. Wave, FreshBooks y Xero son especialmente fáciles de usar para principiantes y no requieren conocimientos de contabilidad para empezar. Dicho esto, vale la pena que un contador público revise sus libros contables al menos una vez al año para la precisión fiscal, especialmente a medida que aumentan sus ingresos. Ninguna de estas herramientas sustituye la asesoría fiscal profesional, pero facilitan y abaratan el proceso cuando trabaja con uno.
También te puede interesar
- Xero vs. QuickBooks: Comparación completa para 2026
- Las mejores alternativas a QuickBooks para pequeñas empresas
- Cómo elegir un software de contabilidad: guía paso a paso
- Explicación de los planes de precios de Xero: ¿cuál necesita realmente?
- Software de contabilidad para autónomos: las mejores opciones para 2026
- Cupones y códigos promocionales de Xero: ofertas actuales
Veredicto final
Wave para obtener funciones básicas gratuitas. Zoho Books para presupuestos ajustados. FreshBooks para empresas de servicios. QuickBooks Online para necesidades de impuestos y nóminas en EE. UU. Y Xero para la mayoría de las pequeñas empresas que están listas para crecer en 2026.
Cada mes que usas la herramienta equivocada es un mes de tiempo perdido, planes caros y complejidad innecesaria. La prueba gratuita de Xero es gratuita: no necesitas tarjeta de crédito para explorarla y puedes cancelarla antes de que se active la facturación. Prueba la prueba con el código DC23854633, conecta tu banco desde el primer día y consulta la actualización de tu flujo de caja en tiempo real. El enlace está abajo.
Los precios indicados son de febrero de 2026 y están sujetos a cambios. Consulte siempre los precios y promociones vigentes directamente en el sitio web oficial de cada plataforma.
