Se utilizzi ancora lo stesso software di contabilità con cui hai iniziato cinque anni fa, è probabile che ti stia rallentando e ti stia costando più del dovuto. Nel 2026, ci sono opzioni migliori. E la prima scelta potrebbe sorprenderti: non è QuickBooks Online.
Informativa: questo articolo contiene link di affiliazione. Se ti iscrivi tramite i nostri link o utilizzi i codici promozionali menzionati, potremmo guadagnare una commissione senza alcun costo aggiuntivo per te. Ciò non influisce sulle nostre classifiche o raccomandazioni.
Come abbiamo classificato questi strumenti
Abbiamo valutato cinque piattaforme (Wave, Zoho Books, FreshBooks, QuickBooks Online e Xero) in base a quattro fattori: prezzo e valore, facilità d'uso, funzionalità specifiche per gli Stati Uniti (gestione delle buste paga, conformità fiscale, compatibilità con l'IRS) e scalabilità. La ricerca è stata condotta su base documentale, attingendo a fonti quali PCMag, NerdWallet, Forbes e pagine ufficiali dei prezzi aggiornate a febbraio 2026. Ecco come le prime due si sono confrontate in base al nostro punteggio editoriale:
| Categoria | Xero | QuickBooks Online |
|---|---|---|
| Rapporto qualità-prezzo | 9.2 | 7.8 |
| Facilità d'uso | 9.0 | 7.0 |
| Profondità fiscale degli Stati Uniti | 8.0 | 9.5 |
| Scalabilità | 9.3 | 8.0 |
| Complessivamente | 8.9 | 8.1 |
Xero si posiziona al di sopra di QuickBooks Online nel punteggio complessivo perché offre un valore migliore, una curva di apprendimento più rapida e utenti illimitati su ogni piano. QuickBooks Online vince per la profondità fiscale nativa degli Stati Uniti, ma per la maggior parte delle piccole imprese, questo vantaggio non compensa il divario in termini di costi e complessità.
A chi non è rivolta questa lista
Questo elenco potrebbe non essere adatto se gestisci un'azienda manifatturiera con esigenze di inventario complesse e multi-sede, se hai bisogno di un sistema di gestione paghe completamente integrato negli Stati Uniti senza strumenti di terze parti o se il tuo commercialista ha basato l'intero flusso di lavoro su QuickBooks Online e il passaggio a QuickBooks Online comprometterebbe tale rapporto. Se gestisci internamente un'ingente gestione paghe negli Stati Uniti e non prevedi di espanderti oltre un numero limitato di utenti, QuickBooks Online potrebbe comunque essere la soluzione migliore a lungo termine. Questi cinque strumenti sono pensati per piccole imprese, liberi professionisti, startup e team di servizi in crescita.
Cosa cercare in un software di contabilità
Prima di passare all'elenco, ecco cosa conta davvero per le piccole imprese: rapporto qualità-prezzo, facilità d'uso, funzionalità specifiche per gli Stati Uniti come la gestione delle buste paga e la conformità fiscale, scalabilità e integrazione con gli strumenti già in uso. Tieni a mente questi aspetti mentre leggi.
Il costo reale nel tempo
I prezzi di partenza raccontano solo una parte della storia. Ecco quanto pagherai effettivamente in 12 mesi con livelli di utilizzo comuni:
QuickBooks Online Essentials parte da $ 75 al mese. Aggiungi QuickBooks Payroll per due dipendenti e il costo è di $ 100-$ 130 al mese, ovvero $ 1.200-$ 1.560 all'anno, esclusi eventuali componenti aggiuntivi.
Xero Il piano "Growth" costa 55 dollari al mese. Aggiungi Gusto Payroll per due dipendenti a partire da circa 46 dollari al mese e arrivi a circa 101 dollari al mese, cifra paragonabile, ma con utenti illimitati inclusi e senza costi per utente che incidono su quella cifra man mano che il tuo team cresce.
Con l'attuale promozione Xero (85% di sconto per 6 mesi utilizzando il codice DC23854633), il costo del primo anno del piano Growing scende significativamente, avvicinandosi a $ 495 per l'anno, escluse le commissioni Gusto. Dopo la promozione, si applica il prezzo standard.
In conclusione: per team di piccole dimensioni, Xero e QuickBooks Online raggiungono livelli mensili simili una volta aggiunto il piano retributivo. Ma il modello di utenti illimitati di Xero fa sì che i costi rimangano invariati man mano che l'azienda cresce. I costi di QuickBooks Online continuano a salire.
5. Wave — La migliore opzione gratuita
Prezzo di partenza: Gratuito (piano Pro: $ 16–$ 19/mese)
Wave è l'unico strumento di contabilità completamente gratuito che vale la pena consigliare alle piccole imprese. Sviluppato da H&R Block, il piano base di Wave include fatturazione, monitoraggio delle spese, ricevute e report di base: nessun canone mensile, nessun periodo di prova, semplicemente gratuito. Se hai bisogno di extra come la categorizzazione automatica delle transazioni o l'assenza del marchio Wave, il piano Wave Pro costa dai 16 ai 19 dollari al mese.
Cosa fa bene: Funzionalità principali senza costi, interfaccia semplice, facile da usare.
Dove non è all'altezza: Nessun monitoraggio dell'inventario, reportistica limitata, assistenza clienti lenta. Wave gestisce le basi della contabilità, ma non è uno strumento per la dichiarazione dei redditi: avrai comunque bisogno di un commercialista o di un software fiscale separato a fine anno.
Sicurezza: Wave utilizza la crittografia SSL a 256 bit ed è conforme allo standard PCI-DSS per l'elaborazione dei pagamenti. Mantiene tracciati di controllo di base per tutte le transazioni.
Ideale per: Liberi professionisti, attività secondarie e microimprese con un fatturato annuo inferiore a 50.000 dollari che non desiderano spese generali.
4. Zoho Books: la scelta migliore per il budget
Prezzo di partenza: Livello gratuito disponibile; piano standard da $ 20/mese ($ 15/mese fatturati annualmente)
Zoho Books, parte della più ampia suite aziendale di Zoho, offre molto a un prezzo accessibile. Il piano gratuito supporta un utente più un contabile e gestisce fino a 1.000 fatture e spese all'anno. Il piano Standard costa 20 dollari al mese per tre utenti, o circa 15 dollari al mese con un piano annuale. Se già fate parte di quell'ecosistema, otterrete una solida automazione, validi strumenti di inventario e una perfetta integrazione con altre app Zoho.
Cosa fa bene: Forte automazione, buone funzionalità di inventario, ottimo rapporto qualità-prezzo.
Dove non è all'altezza: L'interfaccia sembra datata, la gestione delle paghe negli Stati Uniti non è integrata in modo nativo. I contabili statunitensi hanno meno familiarità con Zoho Books rispetto a QuickBooks Online o Xero.
Sicurezza: Zoho Books è certificato ISO 27001 e utilizza la crittografia AES-256. Offre audit trail completi e controlli di accesso basati sui ruoli su tutti i piani.
Ideale per: Team o aziende attenti al budget che già utilizzano gli strumenti Zoho.
3. FreshBooks: ideale per le aziende di servizi
Prezzo di partenza: $ 19/mese (piano Lite); promozioni spesso disponibili fino al 70% di sconto sui primi 3 mesi
FreshBooks è pensato appositamente per chi vende il proprio tempo. Che tu sia un libero professionista, un consulente o un'agenzia che fattura a ore o a progetto, FreshBooks è progettato pensando a te. La fatturazione è ottimizzata, il monitoraggio del tempo è integrato, la gestione dei clienti è semplice e l'esperienza complessiva è davvero intuitiva. I piani più alti partono da 38 dollari al mese e possono essere ampliati gradualmente.
Cosa fa bene: Fatturazione, monitoraggio del tempo, strumenti per i clienti, facilità d'uso.
Dove non è all'altezza: Nessun supporto reale per l'inventario, i prezzi aumentano rapidamente ai livelli superiori. Se FreshBooks non è più sufficiente, ad esempio se assumi un team, aggiungi inventario o hai bisogno di report avanzati, probabilmente dovrai migrare a Xero o QuickBooks Online. FreshBooks esporta dati puliti, quindi la transizione è semplice quando arriva il momento.
Sicurezza: FreshBooks utilizza la crittografia AES-256, esegue regolarmente audit di sicurezza di terze parti e conserva registri dettagliati delle attività per scopi di conformità.
Ideale per: Liberi professionisti, consulenti e agenzie di servizi che fatturano in base al tempo o al progetto.
2. QuickBooks Online: il migliore per le funzionalità avanzate degli Stati Uniti
Prezzo di partenza: $ 38/mese (Simple Start); spesso sconto del 50% sui primi 3 mesi
QuickBooks Online, sviluppato da Intuit, è ancora la piattaforma di contabilità statunitense più ricca di funzionalità sul mercato. Gestione paghe integrata, strumenti per la preparazione delle tasse, una vasta rete di commercialisti che conoscono la piattaforma a menadito, una solida gestione dell'inventario e report dettagliati: offre tutto. Ma questa profondità ha un costo. I piani partono da 38 dollari al mese per Simple Start, arrivano a 75 dollari per Essentials e continuano a crescere. Aggiungere utenti o gestire le paghe significa pagare di più a ogni livello.
Cosa fa bene: Gestione paghe negli Stati Uniti, conformità fiscale, reporting avanzato, ampia rete di contabili, integrazioni approfondite.
Dove non è all'altezza: Costoso, complesso per i principianti, limiti utente sui piani inferiori.
Sicurezza: QuickBooks Online utilizza la crittografia AES-256, l'autenticazione a più fattori ed è completamente conforme alle normative IRS, con report pronti per la verifica integrati in tutti i piani.
Ideale per: Aziende affermate che necessitano di funzionalità avanzate in materia di imposte e buste paga negli Stati Uniti e dispongono del budget necessario.
1. Xero: la migliore soluzione in assoluto per le piccole imprese statunitensi nel 2026
Prezzo di partenza: $ 25/mese (piano Early); promozione attuale: 85% di sconto sui primi 6 mesi — usa il codice DC23854633
Xero si posiziona al primo posto per la maggior parte delle piccole imprese statunitensi nel 2026. PCMag consiglia Xero per team multiutente, NerdWallet lo valuta molto positivamente per la semplicità e Forbes ne sottolinea la proposta di valore. Ogni piano Xero include utenti illimitati, un vantaggio significativo rispetto a QuickBooks Online. L'interfaccia è pulita e moderna, la riconciliazione bancaria è veloce e affidabile, sono disponibili oltre 1.000 integrazioni, il supporto multivaluta è integrato e l'app mobile funziona come ci si aspetta.
Prezzi del piano:
- Anticipo: $ 25/mese
- Crescita: $ 55/mese
- Stabilito: $ 90/mese
I nuovi clienti statunitensi possono attualmente ottenere uno sconto dell'85% sui primi sei mesi utilizzando il codice DC23854633 al momento del pagamento, portando il piano Early a meno di $ 4 al mese per iniziare. Dopo il periodo promozionale, si applicherà il prezzo standard. La gestione delle paghe avviene tramite un'integrazione Gusto, che si collega perfettamente a Xero senza dover inserire manualmente i dati tra le piattaforme.
L'unica lacuna ovvia: Xero ha una fiscalità nativa statunitense leggermente inferiore rispetto a QuickBooks Online. Se una gestione integrata e completa delle buste paga e della dichiarazione dei redditi negli Stati Uniti non è un fattore negoziabile per la tua azienda, tienilo presente prima di decidere.
Cosa fa bene: Utenti illimitati, design moderno, riconciliazione bancaria rapida, scalabilità, valore complessivo.
Dove non è all'altezza: Leggermente meno approfondita per le imposte native statunitensi rispetto a QuickBooks Online. La funzione Payroll richiede un componente aggiuntivo Gusto anziché essere integrata.
Sicurezza: Xero è certificato SOC 2 Tipo II, utilizza la crittografia AES-256 e fornisce audit trail completi, autorizzazioni basate sui ruoli e autenticazione in due passaggi su tutti gli account.
Ideale per: Team in crescita, startup e titolari di piccole imprese stanchi della complessità e dei pagamenti eccessivi.
Sconto del 90% per 6 mesi
Cambiare senza rompere le cose
Cambiare software di contabilità può sembrare rischioso. Ma se fatto bene, non lo è.
Se stai migrando da QuickBooks Online, Xero ha uno strumento di migrazione integrato che recupera in modo pulito il tuo piano dei conti, i contatti, le fatture e lo storico delle transazioni bancarie. La maggior parte degli utenti completa la migrazione principale in poche ore. Il passaggio dai fogli di calcolo è ancora più semplice: importa tramite CSV e collega direttamente i tuoi feed bancari.
Cosa viene trasferito in modo pulito: contatti, fatture, bollette, transazioni bancarie e saldi iniziali. Cosa richiede attenzione manuale: report personalizzati, cronologia delle buste paga e flussi di lavoro QuickBooks Online altamente personalizzati.
La tempistica è importante: se possibile, evita di effettuare il cambio a metà anno fiscale. Iniziare dall'inizio dell'anno fiscale consente di mantenere i registri contabili puliti per la fase delle imposte. Se devi effettuare il cambio a metà anno, assicurati che i saldi di apertura corrispondano all'ultimo estratto conto riconciliato prima di procedere.
Confronto rapido
| Attrezzo | Prezzo di partenza | Costo stimato a 12 mesi | Il migliore per |
|---|---|---|---|
| Onda | Gratis | $0–$228 | Microimprese, attività secondarie |
| Zoho Books | Gratuito / $ 20/mese | $0–$240 | Team di budget, utenti Zoho |
| FreshBooks | $ 19/mese | $228–$456 | Liberi professionisti, imprese di servizi |
| QuickBooks Online | $ 38/mese | $ 456–$ 900+ (prima del libro paga e degli utenti extra) | Profonde esigenze fiscali e di retribuzione negli Stati Uniti |
| Xero | $25/mese | $ 300–$ 660 | La maggior parte delle piccole imprese nel 2026 |
Stime a 12 mesi basate sui prezzi standard senza costi aggiuntivi per la busta paga. Promozioni escluse.
Domande frequenti
Xero è davvero migliore di QuickBooks Online per le piccole imprese statunitensi?
Per la maggior parte delle piccole imprese, sì. Xero offre un punteggio più alto in termini di valore, facilità d'uso e utenti illimitati. QuickBooks Online è il migliore per la gestione nativa di buste paga e imposte negli Stati Uniti. Se hai un commercialista dedicato e complesse esigenze fiscali negli Stati Uniti, QuickBooks Online potrebbe comunque essere la scelta giusta. Per tutti gli altri, Xero è lo strumento migliore per l'uso quotidiano.
Wave può occuparsi delle tasse o solo della contabilità?
Wave si occupa solo della contabilità. Tiene traccia di entrate e uscite e genera report di base, ma non compila la dichiarazione dei redditi. A fine anno sarà comunque necessario un commercialista o un software fiscale separato come TurboTax o TaxAct.
Zoho Books collabora con i commercialisti statunitensi?
È possibile, ma la maggior parte dei commercialisti statunitensi ha più familiarità con QuickBooks Online o Xero. Se il tuo commercialista non utilizza Zoho Books, dovrai esportare i report manualmente o condividere l'accesso direttamente. Vale la pena parlarne con il tuo commercialista prima di impegnarti.
Cosa succede se FreshBooks diventa troppo piccolo?
FreshBooks esporta dati puliti, quindi la migrazione a Xero o QuickBooks Online è semplice. La maggior parte delle aziende in crescita sceglie questa soluzione quando necessita di strumenti di inventario più potenti, report più avanzati o flussi di lavoro contabili basati sul lavoro di team.
Il codice promozionale Xero è legittimo?
Sì. Il codice DC23854633 è una promozione Xero in corso per i nuovi clienti statunitensi che offre uno sconto dell'85% per i primi sei mesi, valido fino al 31 marzo 2026. Verifica sempre le promozioni in corso direttamente sul sito web di Xero prima di effettuare l'acquisto.
Posso utilizzare uno di questi strumenti senza un commercialista?
Sì, tutti e cinque sono progettati per essere utilizzati in modo indipendente. Wave, FreshBooks e Xero sono particolarmente adatti ai principianti e non richiedono alcuna competenza contabile per iniziare. Detto questo, far revisionare i vostri libri contabili da un commercialista almeno una volta all'anno è utile per la precisione fiscale, soprattutto con l'aumento del fatturato. Nessuno di questi strumenti sostituisce la consulenza fiscale professionale, ma rendono il lavoro più semplice ed economico quando si sceglie di affidarsi a un commercialista.
Potrebbe anche piacerti
- Xero vs QuickBooks: confronto completo per il 2026
- Le migliori alternative a QuickBooks per le piccole imprese
- Come scegliere il software di contabilità: guida passo passo
- Spiegazione dei piani tariffari Xero: di quale hai realmente bisogno?
- Software di contabilità per liberi professionisti: le migliori scelte per il 2026
- Coupon e codici promozionali Xero — Offerte attuali
Verdetto finale
Wave per le basi gratuite. Zoho Books per budget limitati. FreshBooks per le aziende di servizi. QuickBooks Online per le esigenze fiscali e di gestione delle buste paga più complesse negli Stati Uniti. E Xero per la maggior parte delle piccole imprese pronte a crescere nel 2026.
Ogni mese in cui utilizzi lo strumento sbagliato è un mese di tempo sprecato, piani troppo costosi e complessità inutile. La prova gratuita di Xero non ti costa nulla: non è richiesta una carta di credito per iniziare e puoi annullare prima che la fatturazione venga attivata. Richiedi la prova utilizzando il codice DC23854633, collega la tua banca fin dal primo giorno e visualizza l'aggiornamento del tuo flusso di cassa in tempo reale. Il link è qui sotto.
I prezzi indicati sono aggiornati a febbraio 2026 e soggetti a modifiche. Verifica sempre i prezzi e le promozioni in vigore direttamente sul sito web ufficiale di ciascuna piattaforma.
