Geen onzin. Dit is de checklist die je echt nodig hebt om boekhoudsoftware te kiezen die je niet vertraagt, je niet duur komt te staan en geen problemen oplevert tijdens de belastingaangifte. Ik neem je mee door wat belangrijk is in 2026, hoe de grote spelers zich tot elkaar verhouden en de stappen die je moet nemen om software te kiezen, te migreren en te gebruiken die perfect bij jouw bedrijf past.
Kort en bondig (lees het en handel ernaar)
Bij de keuze voor software houd je rekening met drie factoren: je workflow, je integratiebehoeften en hoeveel je bereid bent te betalen voor gebruiksgemak. Wil je snel een antwoord?
| Bedrijfstype / Behoefte | Best Fit Software | Bron(nen) |
|---|---|---|
| Grote algemene behoeften van kleine bedrijven | QuickBooks Online | Investopedia, QuickBooks |
| Groeiend klein bedrijf met internationale/multi-user behoeften | Xero | Xero |
| Een beperkt budget of complexe CRM/stack-oplossingen. | Zoho Boeken | Zoho, Tech.co |
Lees nu het hele artikel. Het legt uit waarom die antwoorden bestaan, waar je in 2026 op moet letten en hoe je kunt verhuizen zonder de salarisadministratie in de war te schoppen of bonnen kwijt te raken.
Waarom is het (nog steeds) belangrijk welke boekhoudsoftware je kiest?
Dit is meer dan alleen boekhouden! Uw boekhoudsysteem vormt de ruggengraat voor zaken als cashflow, belastingaangifte, salarisadministratie, prijsbepaling en de geloofwaardigheid bij investeerders. Als u een slecht systeem kiest, bent u talloze uren kwijt aan het controleren van gegevens en het herstellen van fouten. Bovendien kan dit uw besluitvorming beïnvloeden op basis van onjuiste data. Met een goed systeem profiteert u van geautomatiseerde afstemmingen, snellere facturering, een overzichtelijkere belastingaangifte en heeft u de ruimte om uw bedrijf te runnen.
Wat is er veranderd in 2026 (Let op):
Het draait om automatisering en consolidatie. Marketeers promoten functies die het handmatige werk bij de boekhouding overbodig maken: slimmere bankafstemming, automatische categorisatie en betalingen/ontvangsten (BNPL, directe uitbetalingen) die standaard in het product zijn geïntegreerd. De prijzen zijn ook gestegen; QuickBooks en andere aanbieders hebben hun abonnementen in 2026 aangepast – houd daar rekening mee bij het budgetteren.
QuickBooks
Xero
Verwacht meer geïntegreerde betalings- en cashflowtools in boekhoudplatformen — deze bieden minder integratiemogelijkheden, maar leiden wel tot een grotere afhankelijkheid van de leverancier. Ook dit zal blijven groeien. Xero blijft samen met partners steeds meer oplossingen voor betalingen en achterstallige betalingen ontwikkelen.
De Australische
De enige beslissingscriteria die ertoe doen – gebruik deze checklist.
Ik ga je geen overzicht van alle functies geven. Gebruik deze zeven filters, en wel in die volgorde.
Essentiële boekhoudkundige behoeften
Facturering, bankafschriften, geautomatiseerde afstemming, rekeningschema, proefbalans en basisinventaris (indien u goederen op voorraad heeft) vormen de basis.
Salarisadministratie en naleving van wet- en regelgeving
Verzorgt u de salarisadministratie? Zo ja, hoe complex is die? (meerdere staten, zzp'ers, stortingen van uitkeringen)? Salarisadministratiefunctionaliteiten of -integraties zijn voor de meeste kleine bedrijven veel belangrijker dan een bel.
Integraties en stack fit
Kan het eenvoudig worden geïntegreerd met uw kassasysteem, e-commerceplatform (Shopify, WooCommerce), CRM-systeem en belastingsoftware? Hoeveel koppelingen met externe systemen heeft u nodig?
Rapportage en toegang voor accountants
Kan uw accountant inloggen? Is het eenvoudig om financiële overzichten en proefbalansen te genereren? Worden rapporten probleemloos naar Excel geëxporteerd?
Meerdere gebruikers en machtigingen
Heeft u behoefte aan op rollen gebaseerde toegang, audit trails en gebruikerslimieten? Prijzen en de werkelijke kosten
Kijk niet alleen naar het abonnement zelf, maar ook naar transactiekosten, salarisadministratie-toeslagen, gebruikerslicenties, enzovoort. Houd rekening met prijsveranderingen bij veel leveranciers in 2026 en plan uw budget daarop in.
QuickBooks
Xero
Eigendom van gegevens en exporteerbaarheid
Kun je een volledige kopie van je gegevens krijgen? Is er een back-up? Als je vertrekt, kun je dan een bruikbare dataset achterlaten?
Deze filters zijn handig om elke leverancier die u overweegt te beoordelen. Als een product niet goed werkt voor de basisboekhouding, kunt u het beter laten vallen.
Kort leveranciersoverzicht (de basisprincipes voor 2026)
Ik geef je een samenvatting van de belangrijkste kandidaten en voor welk type bedrijf ze het meest geschikt zijn. Dit zijn praktische tips, geen opsommingen van functies.
QuickBooks Online — de beste prijs-kwaliteitverhouding voor veel kleine bedrijven.
Waarom ervoor gekozen wordt: veel functies in de applicatie, een enorm ecosysteem van partners, accountants zijn er bekend mee. QuickBooks richt zich op de automatisering van taken, salarisadministratie en integraties. Verwacht voortdurende wijzigingen in prijzen en abonnementen in 2026, budgetteer hier dus op.
Investopedia
QuickBooks
Het beste voor: bedrijven die een complete boekhoudtool willen met salarisadministratie, betalingen en een uitgebreid app-ecosysteem (detailhandel met kassasysteem, dienstverlenende bedrijven, bureaus).
Let op: complexiteit van de prijsstelling en de kosten van aanvullende salarisadministratie en geavanceerde rapportage.
Xero — overzichtelijke boekhoudsoftware voor kleine bedrijven met een uitstekende workflow voor meerdere gebruikers
Waarom het is geselecteerd: Een moderne gebruikerservaring, uitstekende tools voor bankafstemming, eenvoudige samenwerkingsfuncties voor accountants en een ecosysteem voor cashflow- en betalingstools. Xero implementeert continu integraties die handmatig werk verminderen en kleine bedrijven in hun groeifase ondersteunen.
Xero
Het beste voorr: Met overzichtelijke rapportages is dit product het meest geschikt voor groeiende kleine bedrijven die eenvoudige toegang voor meerdere gebruikers en sterke afstemmingsstappen nodig hebben.
Let op: beperkingen op het aantal gebruikers/functies per abonnement, en prijsverhogingen voor abonnementen in 2026.
Zoho Books — de beste prijs-kwaliteitverhouding met een compleet pakket, ideaal als je de Zoho-stack al gebruikt.
Waarom ervoor gekozen wordt: gunstige prijs-kwaliteitverhouding, flexibele abonnementen, goede integratie met de rest van het Zoho-platform (CRM, Projecten, Voorraadbeheer). Voor bedrijven die al met Zoho werken, zijn dit vaak de voordeligste manieren om een compleet ecosysteem te bereiken.
Zoho
Tech.co
Het beste voor: zzp'ers, kleine dienstverlenende bedrijven, bedrijven die volledig op Zoho zijn gericht.
Let opAls je Zoho implementeert en er vervolgens niet meer mee werkt, is het nadeel dat je vast komt te zitten in het ecosysteem.
FreshBooks — dienstverlenende bedrijven en freelancers
Waarom het gekozen is: indrukwekkende tijdregistratie, eenvoudige facturering aan klanten en andere functies die goed aansluiten bij de behoeften van dienstverleners. Uiterst gebruiksvriendelijk voor eenvoudige boekhouding met gefactureerde tarieven en het versturen van facturen.
Het beste voorFreelancers, consultants en bureaus die per uur factureren, willen de meest perfecte facturen.
Let op: De voorraadfuncties van FreshBooks zijn minder uitgebreid en de rapportagemogelijkheden zijn niet zo krachtig als die van QuickBooks en Xero.
Wave — gratis voor de basisfunctionaliteiten, betaald voor salarissen en betalingen
Waarom deze oplossing is gekozen: volledig gratis boekhouding en facturering voor kleine bedrijven; u betaalt alleen voor betalingen en salarisadministratie. Als u uw boekhouding en facturering op één plek wilt regelen zonder geavanceerde functies, bespaart u hiermee veel geld.
Het beste voor: micro-ondernemingen, zelfstandige freelancers en bijverdiensten.
Kijk voorr: beperkingen op het gebied van ondersteuning en schaalbaarheid.
Sage, Microsoft Business Central en nichespelers
Deze oplossingen zijn beter geschikt voor bedrijven die overstappen op een ERP-systeem of branchespecifieke functies nodig hebben. Ze zijn wellicht te uitgebreid voor veel kleine bedrijven, maar zijn ideaal als u een complex voorraadbeheer of productieproces hebt.
Hoe beoordeel je leveranciers voor je bedrijf (eenvoudige matrix)?
Geef elke leverancier een score van 0-5 in de volgende categorieën:
- Basisboekhouding (0 – 5)
- Salarisadministratie (0 – 5)
- Integraties (0 – 5)
- Rapportage- en accountantstoegang (0 – 5)
- Kosten (0 – 5, inclusief uw beste schatting van de kosten over 12 maanden)
- Gegevensportabiliteit en -beveiliging (0 – 5)
Weeg ze naar belangrijkheid. Als salarisadministratie bijvoorbeeld 40% van je beslissing uitmaakt, vermenigvuldig dan de score van de leverancier voor salarisadministratie met 0,4. Kies vervolgens de leverancier die het meest in het voordeel is volgens de scores. Ik raad aan om de scores minstens het eerste jaar per kwartaal bij te houden; maak het niet te ingewikkeld. Je zou de minder geschikte leveranciers snel moeten kunnen elimineren.
Prijsrealiteit in 2026
We hebben te maken met een geleidelijke prijsstijging van abonnementen. Leveranciers hebben prijsupdates aangekondigd, met name voor QuickBooks en Xero in 2026, en updates voor alle abonnementen. Dit betekent dat prijsreferenties uit het verleden (bijv. "€20 per maand") mogelijk niet meer van toepassing zijn. Houd rekening met een verdubbeling van de prijs in de verlengingsjaren en overweeg extra opties bij het bepalen van de prijs: salarisadministratie, geavanceerde rapportage, extra gebruikerslicenties en betalingsverwerking.
QuickBooks
Xero
Overweeg ook om de voor- en nadelen van jaarlijkse versus maandelijkse facturering te vergelijken. Een jaarlijkse facturering lijkt misschien goedkoper, maar je zit er wel aan vast. Als je een abonnement aan het uitproberen bent, zou ik waarschijnlijk beginnen met een maandelijkse facturering totdat je tevreden bent, en dan overstappen op een jaarlijkse facturering.
Integraties – onderschat dit niet.
Het grootste deel van de kleine bedrijven werkt met een ecosysteem van apps: kassasystemen, e-commerce, CRM, salarisadministratie, urenregistratie, belastingsoftware, bankkoppelingen en meer. De integraties tussen deze systemen zorgen voor tijdsbesparing. Twee regels:
- Als de software een ingebouwde integratie heeft voor een essentiële app (Shopify, Stripe, PayPal, uw salarisverwerker), gebruik die dan in plaats van Zapier Glue.
- Bij minder gangbare apps is het raadzaam te kijken of de leverancier een API aanbiedt of gecertificeerde partners heeft. Als je een ontwikkelaar nodig hebt om de systemen te koppelen, reserveer dan vooraf tijd en geld hiervoor.
Beveiliging en compliance – een punt van geen terugkeer.
Uw boekhoudgegevens bevatten persoonsgegevens en financiële informatie. Controleer op:
- Tweefactorauthenticatie en op rollen gebaseerde toegang.
- Versleuteling van data in rust en data tijdens transport.
- Regelmatige back-ups en de mogelijkheid om gegevens eenvoudig te exporteren.
- Lokale belastingwetgeving is van belang als u actief bent in gereguleerde rechtsgebieden.
Als u betalingen accepteert, controleer dan de PCI-conformiteit en wie de kaartgegevens opslaat. Controleer bij internationale transacties of meerdere valuta worden ondersteund en of de software een momentopname van de wisselkoers kan verwerken.
Migratie: hoe te verhuizen zonder in paniek te raken
Het migratieproces is het meest stressvolle onderdeel van het hele traject, kies er daarom voor om er meteen aan te beginnen.
Controleer uw huidige gegevens.
Stel een lijst samen van uw rekeningschema, openstaande facturen, openstaande rekeningen, salarisgeschiedenis, voorraadartikelen en bankafschriften van de afgelopen 12 maanden.
Ruim eerst op.
Stem alle bankrekeningen af met de meest recente afgesloten maand. Corrigeer duidelijke fouten – het overzetten van onjuiste gegevens leidt tot nog meer onjuiste gegevens. Sluit rekeningen die niet relevant zijn.
Exporteer alles
Exporteer CSV-bestanden van klanten, leveranciers, facturen, rekeningen, producten, het rekeningschema en de proefbalans. Ontvang een PDF-kopie van belangrijke rapporten.
Gebruik migratietools of uw accountant.
Veel leveranciers bieden migratiediensten aan, of werken samen met partners. Als uw salarisadministratie of voorraadbeheer complex is, kunt u beter een professional inschakelen.
Parallelle uitvoering
Schakel niet direct over op het oude systeem. Gebruik het nieuwe systeem een maand lang parallel met het oude systeem. Verstuur één echte factuur via het nieuwe systeem en één via het oude systeem, zodat u de incasso en bankafstemming kunt testen.
Controlelijst voor de overgang (week van de overgang)
Blokkeer de AR/AP-afsluiting (sta geen nieuwe invoer in de oude systemen toe), zorg ervoor dat de openingssaldi worden ingevoerd, stem het banksaldo aan het begin van de periode af met de geïmporteerde transacties en zorg voor continuïteit van de salarisadministratie.
Vervolg op het maken van back-ups en archivering van gegevens.
Na de overstap is het belangrijk om een back-up van uw oude systeem te bewaren gedurende ten minste de wettelijk vastgestelde bewaartermijn voor documenten. U hebt deze back-ups nodig voor controledoeleinden.
Implementatie: praktische tactieken die tijd besparen.
Train niet te intensief, documenteer gewoon: uitgebreide training is niet nodig. Houd een groepssessie van 60 minuten met je team en neem deze op. Gebruik die video om een beknopt overzicht van één pagina te maken voor de maandafsluiting.
Automatiseer bankregels: stel bankkoppelingsregels in voor veelgebruikte leveranciers om de categorisering te automatiseren.
Gebruik terugkerende facturen: stel automatische facturering in waar mogelijk om de DSO te verlagen.
Stel machtigingen in: bepaal wie transacties kan annuleren. Bij veel handmatige wijzigingen is er vaak sprake van een mismatch in machtigingen.
Plan een maandelijkse evaluatie in: een maandelijkse afsluiting bespaart 30-60 minuten in plaats van de paniek die je anders zou ervaren bij het oplossen van problemen. Gebruik een eenvoudige checklist: bankafstemming, kasuitgaven verwerken, openstaande vorderingen controleren, winst- en verliesrekening bekijken.
Accountants: behandel ze niet als technische ondersteuning.
Betrek uw accountant bij het selectieproces. Hij of zij kan:
- Zorg ervoor dat uw rekeningschema geldig is voordat u het migreert.
- Zorg ervoor dat uw belastingaangiften en export correct verlopen.
- Wij helpen u bij de migratie of verwijzen u door naar een boekhouder.
Als uw accountant per uur factureert, bespaart u geld door hem of haar er vroegtijdig bij te betrekken.
Bijzondere aandachtspunten voor enkele veelvoorkomende bedrijfstypen
Detailhandel/e-commerce
Zoek een systeem dat goede voorraadbeheerfuncties, kostprijsberekening op SKU-niveau, Shopify-integraties en POS-koppelingen biedt. We zullen QuickBooks en Xero hieronder uitgebreider bespreken, aangezien deze systemen een gevestigd ecosysteem voor de detailhandel hebben.
Dienstverlenende bedrijven
Het bijhouden van tijd en winstgevendheid op projectniveau is hier erg belangrijk. FreshBooks en QuickBooks Time (voorheen TSheets) zijn twee populaire opties voor dienstverlenende opdrachten.
Freelancers
Als je alleen facturen opslaat en uitgaven bijhoudt, zijn Wave of Zoho Books wellicht voldoende en vaak zelfs goedkoper.
Productie-/complexvoorraad
Als u gebruikmaakt van werkorders, stuklijsten of productievolgsystemen, kunt u overwegen een ERP-systeem met een boekhoudmodule zoals Sage of Business Central te gebruiken.
Internationale/Meerdere valuta
Kies een systeem dat goede functionaliteit biedt voor meerdere valuta's en een duidelijke uitleg geeft over het gebruik van de juiste valutakoersweergave. Xero en QuickBooks ondersteunen rapportage in meerdere valuta's, maar controleer wel welk abonnement/niveau valutawissel omvat en welke kosten daaraan verbonden zijn.
Rode vlaggen die betekenen: stop, niet tekenen
De leverancier kan geen volledig machineleesbare, exporteerbare back-up van uw gegevens leveren.
Er is geen eenvoudige manier voor uw accountant om toegang te krijgen tot de wettelijk verplichte rapporten en deze op te stellen.
Integraties zullen "binnenkort beschikbaar" zijn, zonder datum.
De prijsstelling is vaag en bevat geen extra kosten voor bijvoorbeeld salarisadministratie, aantal gebruikers of aantal rapporten.
Er zijn geen gedocumenteerde beveiligingsprocedures en tweefactorauthenticatie (2FA) is geen optie.
Als je twee of meer van die signalen krijgt, loop dan verder. Voorbeeld van een beslissingspad — Een snelle
Je runt een servicebedrijf met 10 medewerkers, een eenvoudige voorraad, één betalingsverwerker en twee parttime freelancers. Prioriteiten zijn facturering, salarisadministratie, toegang voor meerdere gebruikers, overzichtelijke rapportages en een beheersbaar budget.
Scorecard-resultaat: Xero of QuickBooks. Als u de eenvoudigste gebruikersinterface en de beste samenwerking tussen accountant en klant wilt, kies dan voor Xero. Als u maximale app-ondersteuning met ingebouwde salarisadministratie wilt, kies dan voor QuickBooks. Vergeet niet rekening te houden met de lokale regels en kosten voor salarisadministratie.
Xero
Investopedia
Snel naslagoverzicht (conceptueel)
| Software | Belangrijkste kenmerken | Notities / Bron |
|---|---|---|
| QuickBooks Online | Uitgebreide functionaliteit, complexer ecosysteem, extra loonkosten | QuickBooks |
| Xero | Schone gebruikerservaring, goede afstemming, sterke partnerbetalingen | Xero, de Australische |
| Zoho Boeken | Voordelig geprijsd, ideaal als je Zoho Stack gebruikt. | Zoho, Tech.co |
| FreshBooks | Ideaal voor freelancers en dienstverleners. | — |
| Golf | Gratis basisfuncties, betaalde salaris- en betalingsverwerking. | — |
Na de implementatie: laat het draaien
Maandelijks: bankafstemming, controle van openstaande debiteuren en crediteuren, back-up van gegevens.
Elk kwartaal: overleg met de accountant, bespreking van rapporten, aanpassing van budgetten.
Jaarlijks: controleer of uw software nog steeds geschikt is. Softwareleveranciers wijzigen prijzen en functies. Wat vandaag "goed" is, is dat over 18 maanden misschien niet meer. Denk na over de taken die u met een softwareapplicatie uitvoert en plan een kwartaalevaluatie in. Houd daarnaast een jaarlijkse strategiebespreking met uw accountant.
Laatste checklist voor aankoop (kopiëren, niet afdrukken)
🟦 Kunt u hiermee uw basisboekhouding uitvoeren? ☐ Ja ☐ Nee
🟦 Kun je hiermee de salarisadministratie voor jouw rechtsgebied en complexiteit uitvoeren? ☐ Ja ☐ Nee
🟦 Heeft het native integraties met uw belangrijkste apps? ☐ Ja ☐ Nee
🟦 Kan uw accountant toegang krijgen tot het systeem en GAAP/IFRS-compatibele jaarrekeningen genereren? ☐ Ja ☐ Nee
🟦 Kun je een volledige back-up en proefbalans exporteren? ☐ Ja ☐ Nee
🟦 Heeft u de totale kosten voor 12 maanden berekend, inclusief geplande extra's en betalingskosten? ☐ Ja ☐ Nee
🟦 Publiceert de leverancier zijn beveiligingspraktijken en biedt hij tweefactorauthenticatie aan? ☐ Ja ☐ Nee
Als je op meer dan één vraag 'Nee' hebt geantwoord, koop het dan nog niet.
Waar vind je meer (en snel) informatie?
Je kunt prijsvergelijkingen en -informatie vinden in branche-reviews en op de prijspagina's van leveranciers. De prijzen van de belangrijkste softwareleveranciers zijn in 2026 gewijzigd, dus controleer de actuele abonnementen voordat je een abonnement afsluit. Handige bronnen zijn: QuickBooks-abonnementen en prijswijzigingsmeldingen, Xero-prijsinformatie, de prijs- en abonnementspagina's van Zoho Books en bijgewerkte vergelijkingsgidsen van betrouwbare recensenten.
Afsluiting — hoe ik zou kiezen als ik in jouw positie was.
Stop met zoeken naar het perfecte product en kies voor de leverancier die:
- Heeft de basistoets voor boekhouding en salarisadministratie met succes afgerond.
- Beschikt over native integraties voor uw essentiële applicaties.
- Past binnen je budget voor 12 maanden (inclusief de geplande extra's).
Start uw maandelijkse proces. Gebruik het nieuwe systeem 30 dagen parallel. Betrek uw accountant bij het selectie- en migratieproces. Laat me gerust weten welke apps u momenteel gebruikt (bank, e-commerce, salarisadministratie), hoeveel mensen u in dienst hebt en of u met meerdere valuta werkt. Ik zal drie leveranciers beoordelen op basis van uw specifieke situatie en een migratieplan opstellen.
Klaar.
