Il riassunto schietto
Xero è la soluzione ideale per aziende di servizi individuali o piccoli team che fatturano 20-50 fatture al mese e hanno bisogno di una contabilità pulita senza dover assumere un contabile. Permette di risparmiare 8-10 ore al mese grazie all'automazione bancaria, è un valido aiuto per il periodo delle tasse e costa circa 25-90 dollari al mese, a seconda delle funzionalità. Si rivela un'opzione poco conveniente se si necessita di una gestione completa delle buste paga, di un inventario complesso o di assistenza telefonica. Se sei un freelance alle prime armi che guadagna meno di 2.000 dollari al mese, è troppo costoso: usa Wave. Se hai dipendenti o vendi prodotti fisici, QuickBooks o un software di inventario specializzato ti saranno più utili. Per tutto il resto, Xero è affidabile, a volte frustrante, ma vale la pena spendere.
Disclaimer: pago io stesso Xero (90 dollari al mese). Nessun link di affiliazione, nessuna sponsorizzazione. Solo la mia esperienza dopo tre anni di utilizzo quotidiano.
Regola decisionale TL;DR
Scegli Xero se:
- Gestisci un'attività di servizi (consulenza, agenzia, lavoro creativo)
- Invii più di 20 fatture al mese
- Il tuo commercialista conosce e consiglia Xero
- Hai bisogno di supporto multivaluta
Evita Xero se:
- Hai dipendenti e hai bisogno di un sistema di pagamento integrato
- Vendi prodotti fisici con inventario complesso
- Hai bisogno di supporto telefonico quando sorgono problemi
- Guadagni meno di $ 2.000 al mese (troppo costoso, inizia con Wave)
Informazioni rapide di cui hai bisogno adesso
Piani e prezzi Xero (2026):
- Anticipato: $ 25/mese (20 fatture e preventivi, 5 bollette, riconciliazione di base, previsione del flusso di cassa a 30 giorni)
- In crescita: $ 55/mese (fatture e preventivi illimitati, bollette illimitate, riconciliazione automatica, dashboard delle prestazioni, previsione del flusso di cassa a 30 giorni)
- Stabilito: $ 90/mese (tutto in Growing, più multivaluta, monitoraggio dei progetti, richieste di rimborso spese, previsione del flusso di cassa a 180 giorni, analisi avanzate)
Nota: Xero offre spesso prezzi promozionali. Controlla il loro sito web per le offerte in corso: a volte offrono sconti significativi sui primi 6 mesi.
Quanto pagherai effettivamente all-in: La maggior parte delle aziende di servizi finisce per essere in fase di crescita a $ 55/mese se non si necessita di multivaluta, o in fase di affermazione a $ 90/mese se si hanno clienti internazionali o si necessita di tracciamento dei progetti. A questo si aggiungono le commissioni di elaborazione dei pagamenti (2,9% + $ 0,60 se si utilizza Stripe). Questo è il numero reale.
A chi è rivolto: Piccole imprese che fatturano regolarmente ai clienti e desiderano una contabilità chiara e semplice senza dover assumere un contabile a tempo pieno.
Cosa utilizzo: Piano consolidato (90 $/mese) perché ho bisogno di un piano multivaluta per i clienti internazionali, del monitoraggio dei progetti per visualizzare la redditività per cliente e delle note spese. Growing funzionerebbe se tutti i miei clienti fossero basati negli Stati Uniti e non monitorassi i progetti.
Chi sono e perché è importante
Gestisco un'attività di consulenza di marketing digitale. Sono solo io, senza dipendenti, anche se occasionalmente mi avvalgo di collaboratori esterni. Lavoro con 8-15 clienti al mese, inviando 20-30 fatture. Ho circa 100-150 transazioni al mese tra pagamenti ai clienti, costi di abbonamento, pagamenti ai collaboratori esterni e spese aziendali.
Vivo negli Stati Uniti, ma ho tre clienti europei e uno in Canada, quindi per me è importante operare in più valute. La mia attività si basa esclusivamente sui servizi: niente prodotti fisici, niente inventario.
Se gestisci un ristorante, un negozio al dettaglio o un'attività di vendita di prodotti con inventario, la tua esperienza sarà diversa dalla mia. Tienilo a mente.
L'impostazione: le mie prime due settimane sono state difficili
È qui che la maggior parte delle persone sbaglia.
Voglio essere sincero: la prima settimana con Xero mi ha quasi fatto smettere. L'installazione mi ha preso circa 12 ore in totale, distribuiti su due settimane. Non due ore come promettono alcuni video su YouTube. Dodici ore effettive.
Giorno 1-2: La configurazione di base è stata semplice. Ho collegato la mia banca, aggiunto il mio logo, impostato un modello di fattura. È stato fantastico. Poi ho provato a categorizzare le mie transazioni del primo mese e mi sono reso conto di non avere idea del significato di metà delle categorie. Qual è la differenza tra "Spese d'ufficio" e "Spese generali"? Ancora non lo so bene.
Giorno 3-5: Ho importato tutte le mie vecchie fatture dai fogli di calcolo. Grave errore. Avrei dovuto ricominciare da capo. Ho passato ore a ripulire le voci duplicate e a correggere le date importate in modo errato.
Giorno 6-7: Ho provato a riconciliare il mio conto bancario, ma non c'era nulla che corrispondesse. Le transazioni erano in ritardo di qualche giorno, alcuni addebiti sono comparsi due volte e sono andato nel panico, pensando di aver rotto qualcosa. A quanto pare, all'inizio era normale.
Settimana 2: Sono crollato e ho pagato 200 dollari al mio commercialista per una consulenza di un'ora. Il miglior investimento che abbia mai fatto. Ha effettuato l'accesso, ha sistemato il mio piano dei conti in 20 minuti, mi ha mostrato come funziona la riconciliazione e, all'improvviso, tutto ha funzionato.
Il mio più grande errore di configurazione: Non aver coinvolto il mio commercialista fin dal primo giorno. Ho perso 8-10 ore cercando di capire cose che lei mi spiegava in pochi minuti.
Preparazione da asporto: Se non sei un contabile, stanzia 10-15 ore e 200 dollari per l'assistenza professionale. Non importare dati vecchi. Ricomincia da zero.
È tempo di tasse: dove Xero ha davvero dimostrato il suo valore
È qui che la maggior parte delle persone si scotta con la contabilità fai da te.
Un tempo la stagione delle tasse mi terrorizzava. Ora non più.
Imposta sulle vendite (o IVA per i lettori internazionali): Non addebito l'imposta sulle vendite perché i miei servizi sono di consulenza B2B, ma ho configurato Xero per monitorarla quando ho avuto un cliente che ne aveva bisogno. Ha funzionato perfettamente. Xero l'ha calcolata automaticamente sulle fatture e ha monitorato quanto ho incassato.
Per i miei clienti europei, Xero gestisce l'IVA in modo diverso a seconda del Paese. Non pretendo di capire bene l'IVA, ma Xero ha fatto esattamente quello che il mio commercialista gli aveva detto di fare e nessuna autorità fiscale mi ha mai rimproverato.
Imposta sul reddito: È qui che Xero brilla. La mia commercialista accede a Xero, crea un rendiconto economico, controlla un paio di cose e, in pratica, ha finito. L'anno scorso, preparare la mia dichiarazione dei redditi le ha preso 3 ore invece delle solite 8-10. Le ho pagato 450 dollari invece di 1.200.
Prima di Xero, mi presentavo nel suo ufficio con una borsa della spesa piena di ricevute ed estratti conto. Mi guardava come se le stessi sprecando la vita. Ora sorride davvero quando mi vede.
Conclusioni sul periodo delle tasse: Xero ha ridotto del 60% le mie spese contabili ed eliminato il panico pre-tasse.
Xero vale la pena nel 2026?
Per me, assolutamente sì. Ma lasciatemi spiegare l'impatto finanziario effettivo, non solo "fa risparmiare tempo".
Tempo risparmiato: Circa 8-10 ore al mese rispetto al mio vecchio sistema di fogli di calcolo. Alla mia tariffa di consulenza di 150 dollari l'ora, il valore mensile è di 1.200-1.500 dollari. Xero costa 90 dollari. Calcolo facile.
Pagamenti più rapidi: questo aspetto è più importante delle funzionalità: Prima di Xero, il mio tempo medio di pagamento delle fatture era di 37 giorni. Ora, con il pulsante "paga ora" di Xero sulle fatture, la mia media è di 18 giorni. Sono 19 giorni più veloci. Per una fattura da 3.000 dollari, ricevere il pagamento quasi tre settimane prima migliora notevolmente il mio flusso di cassa.
Meno errori: L'anno prima di Xero, quando ho compilato le mie tasse usando fogli di calcolo, ho commesso un errore che mi è costato 800 dollari di sanzioni. Xero si è ripagato più volte semplicemente evitandomi questo errore.
Decisioni aziendali migliori: Ora so quali clienti sono effettivamente redditizi e quali mi costano soldi. Ho aumentato le tariffe su due clienti e ne ho abbandonato uno del tutto perché Xero mi ha mostrato che mi stavano facendo perdere soldi. Questo ha aggiunto 12.000 dollari al mio fatturato annuo.
La realtà dei prezzi: Quando ho iniziato nel 2023, avevo un piano che allora si chiamava "Standard", a circa 37 dollari al mese. Da allora la struttura tariffaria è cambiata e il mio attuale piano Established costa 90 dollari al mese. È un salto significativo, ma le funzionalità multivaluta e di monitoraggio dei progetti lo giustificano per la mia attività.
Pro e contro di Xero
Cosa fa davvero bene Xero:
- L'automazione dei feed bancari fa risparmiare ore ogni settimana
- L'elaborazione dei pagamenti delle fatture è fluida con Stripe/GoCardless
- La gestione multivaluta funziona senza calcoli manuali (solo piano stabilito)
- I report sono visivi e realmente comprensibili
- L'app mobile ti consente di lavorare ovunque
- La collaborazione tra contabili è semplice
- La preparazione delle tasse diventa notevolmente più semplice
- La funzione di riconciliazione automatica sui piani Growing e Established fa risparmiare tempo
Cosa ti frustrerà:
- I prezzi aumentano nel corso degli anni senza sempre corrispondere a miglioramenti di valore
- Nessun supporto telefonico a meno che non si paghi un abbonamento premium
- I costi di gestione delle paghe sono aggiuntivi e l'integrazione è macchinosa: se i dipendenti sono fondamentali per la tua attività, QuickBooks gestisce meglio questo aspetto
- La gestione dell'inventario è debole e confusa: se vendi prodotti fisici con più SKU o varianti, Xero ti farà impazzire (maggiori dettagli di seguito)
- Alcune funzionalità avanzate (progetti, monitoraggio) hanno una curva di apprendimento ripida
- L'assistenza clienti impiega 24-48 ore per rispondere via e-mail
- La configurazione iniziale è più difficile di quanto pubblicizzato
- Il piano iniziale prevede un limite massimo di 20 fatture, il che è restrittivo se stai crescendo
Le integrazioni che utilizzo realmente
Ed è qui che la matematica cambia davvero.
Cosa uso ogni singolo giorno:
Banda (elaborazione dei pagamenti): questa integrazione è impeccabile. Un cliente paga una fattura tramite Stripe e Xero contrassegna automaticamente la fattura come pagata e registra la transazione. Io non faccio nulla.
Vai senza carta (per i clienti europei): Stessa offerta di Stripe. I bonifici bancari avvengono automaticamente, Xero si aggiorna. Non devo più sollecitare i pagamenti.
Hubdoc (scansione delle ricevute): questa è l'app di Xero, inclusa in tutti i piani. Scatto foto delle ricevute, le legge e crea le spese in Xero. Funziona circa l'80% delle volte. Il restante 20% lo correggo manualmente, ma è comunque più veloce che digitare tutto.
App che ho provato e abbandonato:
Come (busta paga): esagerato per un solo appaltatore e costa 40 dollari al mese. L'ho annullato e pago gli appaltatori solo con Stripe, registrando poi il pagamento manualmente.
Expensify (monitoraggio delle spese): ridondante con Hubdoc. L'ho abbandonato dopo due mesi.
La storia della migrazione che nessuno ti racconta
Questa parte richiede tempo, non denaro.
Passare dai fogli di calcolo a Xero è stato più difficile del previsto. Ho esportato tre anni di dati da Excel e li ho caricati su Xero.
Cosa è andato storto:
- I nomi dei clienti con apostrofi hanno interrotto l'importazione
- Date in formato statunitense importate come formato britannico, inserendo tutto nel giorno sbagliato
- Avevo clienti elencati in tre modi diversi e Xero ha creato tre contatti separati
- I vecchi numeri di fattura erano in conflitto con quelli nuovi, creando duplicati
Cosa ho perso: Niente di permanente, ma ho passato ore a ripulire il disastro.
Cosa avrei voluto fare: Ho appena ricominciato da zero. Ho importato l'elenco dei miei clienti e le fatture non pagate, poi ho lasciato perdere tutto il resto. Tutti quei dati storici sono in Xero, ma non li controllo mai.
Conclusioni sulla migrazione: Non importare dati storici. Porta solo i clienti attivi e le fatture non pagate. Aspettati due settimane frustranti, poi tutto fila liscio.
Che ne dici di lasciare Xero?
Questa è una preoccupazione del 2026 di cui nessuno parla.
Non ho abbandonato Xero, ma ho testato cosa sarebbe necessario:
L'esportazione dei dati è semplice: Puoi esportare tutto (fatture, spese, contatti, transazioni) come file CSV. Ci vogliono circa 15 minuti. I dati sono tuoi.
Il vero costo è il tempo, non la perdita di dati: Non perderai informazioni. Ma importare tutti quei dati in un nuovo software e riconfigurare tutto richiederebbe almeno 10-15 ore. Oltre a dover riqualificarti su un nuovo sistema.
Nessun vincolo con il fornitore, solo attrito nel passaggio da un fornitore all'altro: Xero non ti vincola contrattualmente. Puoi disdire in qualsiasi momento. Ma dopo mesi di configurazione e creazione di una routine, cambiare diventa estenuante.
Cosa succede se il tuo commercialista si licenzia o cambia studio?
Questo è più importante di quanto si pensi. Quando il mio commercialista ha cambiato studio l'anno scorso, temevo di dover imparare un nuovo sistema.
Ecco cosa è successo in realtà: anche la sua nuova azienda utilizza Xero. Le ho appena dato accesso al mio account e ha ripreso esattamente da dove si era fermata la vecchia azienda. Nessuna interruzione.
Se fosse passata a uno studio che usava solo QuickBooks, mi sarei trovata di fronte a una scelta: trovare un nuovo commercialista Xero o passare a QuickBooks. Entrambe le opzioni sono pessime.
La lezione: Xero è compatibile con tutti i commercialisti che lo conoscono. Se passi a un commercialista che non lo conosce, avrai problemi. Chiedi a qualsiasi nuovo commercialista qual è il suo software preferito prima di assumerlo.
Cosa fa Xero meglio dei concorrenti (per caso d'uso)
Se sei un libero professionista o un consulente autonomo come me: Utilizzo Xero ($ 55-90/mese a seconda delle esigenze). Se sei davvero attento al budget nel tuo primo anno, inizia con Onda (gratuito) e passa al piano successivo quando raggiungi più di 20 fatture al mese.
Se sei un creativo (designer, fotografo, scrittore): Utilizzo FreshBooks (30 $ al mese). È più bello, più semplice e consente di monitorare meglio il tempo.
Se gestisci un ristorante o un negozio al dettaglio: Utilizzo Piazza (gratuito con commissioni di transazione) o Pane abbrustolito (prezzi personalizzati) con contabilità integrata. Non usare Xero.
Se hai dipendenti: Utilizzo QuickBooks Online (30-90 $ al mese, incluso lo stipendio). L'integrazione con lo stipendio funziona davvero.
Se non ti piacciono le tariffe mensili: Utilizzo Onda (gratuito). Funzionalità limitate, ma per una fatturazione semplice e per il monitoraggio delle spese, funziona.
Se hai bisogno di un inventario potente: Utilizzo QuickBooks Desktop ($ 550/anno) o Cin7 ($299+/mese). Non usare Xero.
Se lavori con un contabile: Chiedi prima a loro. Combattere contro il software preferito dal tuo commercialista è costoso.
Per chi è assolutamente fallito: un esempio reale
Il mio amico Jake gestisce una piccola attività di e-commerce che vende attrezzatura per l'outdoor. Ha circa 200 articoli, usa Shopify e spedisce 40-60 ordini a settimana.
Ha provato Xero perché gliel'ho consigliato. Tre mesi dopo mi ha chiamato frustrato.
Cosa è andato storto:
- L'inventario di Xero non poteva gestire le varianti (stessa giacca in cinque taglie e tre colori)
- I livelli delle scorte non erano sincronizzati con Shopify
- Non riusciva a tracciare l'inventario in più magazzini
- Ha trascorso più di 5 ore alla settimana a correggere le discrepanze di inventario
Passò a Cin7 ($ 299/mese), che gestisce effettivamente l'inventario in modo adeguato.
La lezione: Se vendi prodotti fisici e la precisione dell'inventario è importante per la tua attività, Xero ti farà impazzire.
Il mio momento "Oh cavolo" che mi è quasi costato soldi
Dopo sei mesi di utilizzo di Xero, ho ricevuto una notifica dalla mia banca che il mio conto era scoperto di 3.000 $.
Sono andato nel panico. Come ho fatto a essere scoperto? Xero mostrava 8.000 dollari sul mio conto.
Quello che è successo: Avevo confuso il mio contabilità equilibrio con il mio banca Saldo. Xero mostrava 8.000 dollari perché avevo inviato fatture per quell'importo. Ma i clienti non avevano ancora pagato. Il denaro non era sul mio conto corrente, ma nella sezione "crediti".
Nel frattempo, avevo pagato con sicurezza le bollette e i contratti basandomi su ciò che Xero mostrava, non su ciò che effettivamente aveva la mia banca.
Come mi sono ripreso: Ho dovuto chiamare tre appaltatori e chiedere di posticipare i pagamenti di una settimana. Umiliante. Ho anche dovuto prelevare denaro dai miei risparmi personali per coprire le commissioni di scoperto.
Cosa ho imparato: Il cruscotto mostra i soldi che hai dovuto, non soldi tu AvereOra controllo sia Xero che il mio conto corrente bancario ogni lunedì prima di pagare qualcuno.
Questa è stata colpa mia al 100%, ma l'interfaccia di Xero non mi ha aiutato a evitare un errore costoso.
Le cose belle (che contano davvero)
Feed bancari: Svegliarmi, bere un caffè e passare 10 minuti a categorizzare le transazioni del giorno prima è ormai la mia routine. La mia commercialista dice che i miei libri contabili sono più puliti del 90% di quelli dei suoi clienti.
Auto-riconciliazione (piani in crescita e consolidati): Questa funzione apprende i tuoi modelli di transazione e li abbina automaticamente. Nel tempo è diventata più intelligente e ora gestisce circa il 60-70% delle mie transazioni senza che io le tocchi.
Modelli di fattura: Ho tre modelli salvati. Creare una fattura richiede due minuti. I clienti possono pagare con un pulsante.
L'app mobile: Ho inviato fatture dagli aeroporti, approvato spese da camere d'albergo e controllato chi mi ha pagato da una spiaggia.
Multivaluta (solo piano stabilito): Fatturo i clienti europei in euro, quelli canadesi in dollari canadesi e Xero gestisce automaticamente la conversione.
Report sensati: Posso guardare un rendiconto economico e capirlo. Posso vedere dove spendo troppo e apportare le dovute correzioni.
Previsione del flusso di cassa a 180 giorni (piano stabilito): Questo mi aiuta a pianificare le spese trimestrali e a sapere quando devo sollecitare più aggressivamente le fatture in ritardo.
Cosa farei diversamente se iniziassi oggi
- Paga 200 $ a un contabile per l'impostazione iniziale
- Ricomincia da capo: non importare dati vecchi
- Collega la banca e Stripe dal primo giorno
- Guarda i video di formazione di Xero prima di toccare qualsiasi cosa
- Imposta un promemoria sul calendario per esportare i dati ogni trimestre
- Capire la differenza tra fatturato e pagato fin dal primo giorno
- Inizia con il piano Growing se invii più di 20 fatture al mese: il limite del piano Early ti frustrerà rapidamente
La conclusione
Dopo tre anni, resto con Xero. Funziona. I miei libri contabili sono in ordine. Il mio commercialista è contento. Il periodo delle tasse non mi spaventa più. Vengo pagato più velocemente e prendo decisioni aziendali migliori.
Non userei Xero se:
- Avevo bisogno di supporto telefonico quando si presentavano problemi
- Per me i dipendenti erano una parte fondamentale della mia attività
- Ho gestito un'attività con un inventario pesante
- Ero un nuovo freelance che guadagnava meno di $ 2.000 al mese
- Il mio commercialista preferiva un sistema diverso
- Ho venduto prodotti fisici in cui la precisione dell'inventario era fondamentale
- Ho inviato solo 5-10 fatture al mese (il piano Early funzionerebbe, ma a $ 25/mese, l'opzione gratuita di Wave ha più senso)
Per consulenti, agenzie, aziende di servizi e singoli operatori che fatturano regolarmente, Xero è una soluzione affidabile. Non ti cambierà la vita, ma manterrà le tue finanze organizzate senza problemi.
Il mio voto: 8 su 10
Xero non ti rende ricco. Ti rende meno stupido con i soldi. E onestamente, questo vale 90 dollari al mese.
Domande frequenti su Xero
Posso usare Xero se non sono bravo con i numeri? Sì. Sono pessimo in matematica e lo uso quotidianamente. Le funzioni di base sono semplici. Ti servirà un contabile che controlli ogni trimestre, ma la gestione quotidiana è gestibile.
Quanto tempo ci vorrà prima che mi senta a mio agio nell'utilizzarlo? Due settimane di utilizzo quotidiano e avrai imparato le basi. Due mesi e diventerà automatico.
Xero funzionerà con la mia banca? Probabilmente. Xero si connette a oltre 21.000 istituti finanziari. Controlla il loro sito web per verificare la tua banca specifica.
Posso passare da QuickBooks a Xero? Sì, ma è doloroso. Calcola due settimane per i problemi di migrazione. Passa a QuickBooks solo se ti crea davvero frustrazione.
Dovrei iniziare con il piano Early o Growing? Se invii più di 20 fatture al mese o hai bisogno di una riconciliazione automatica, passa direttamente a Growing. Le limitazioni del piano Early ti frustreranno nel giro di poche settimane se la tua attività è in fase di crescita.
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